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崗位分析的準備
    時間:2022-06-03

崗位分析準備階段是整個崗位分析的前期工作,也是基礎性的工作,準備得充分與否直接關系到崗位分析工作的順利展開。它的主要任務是了解企業的組織運轉狀況,各組織的職能與職責,建立崗位分析小組,明確崗位分析的目的,確定崗位分析的對象和擬分析的崗位,建立與協調企業各級管理人員、崗位任職人員、崗位分析人員的工作聯系和合作關系。

一、企業業務流程的分析

把企業的部門與崗位比做人身體的各個器官的話,那么流程就是連接這些器官的血管。因此企業的流程是一個企業進行生產(包括有形的產品和無形產品的生產)和提供服務的生命線,業務流程的合理與否直接關系到企業的正常運作,生存和發展,也與企業的文化建立和利潤水平息息相關。

因此,企業的管理要面向業務流程,要追求企業全局的最優化,而不是單個環節和單個作業任務最優,要根據企業業務流程管理和協調的要求來設立部門或崗位,通過業務流程中建立控制程序,盡量壓縮管理層次,使管理盡量扁平化,釋放每個人的工作潛能和創造力、合作精神。

業務流程分析就是通過對業務流程各項活動的分析,經過篩選、刪除 簡化、整合、改進流程,減少無價值的活動,調整核心的增值活動,從而提高整個業務流程效率與效益的一項工作。

1. 業務流程的分類

根據價值理論,從企業全局的角度,我們把業務流程分為以下幾類:

(1)企業的核心流程:是指位于企業價值鏈中最主要的活動。它是基本業務操作的核心。

(2)企業的支持流程:是指位于企業價值鏈中較次要的活動,它主要就是為企業內部的核心流程提供服務和支持的活動。

(3)企業的網絡流程:是指走出企業內部組織邊界范圍的流程。包括客戶、供應商、顧客、合伙人等。

(4)企業的管理流程:是指為企業核心流程提供一個良好運行環境的軟流程,它包括企業的策略、規劃、資源管理等活動。

 

小貼士:

價值鏈的主要活動包括基本活動和輔助活動二類。基本活動包括:生產經營(指與各種投入轉化為最終產品相關聯的活動),市場營銷(指與提供購買或引導購買相關聯的活動),內部后勤(指與接收、儲存和分配相關聯的活動),外部后勤(指與集中,倉儲和將產品發給買方相關聯活動),服務(指因購買產品而向顧客提供的各種服務),輔助活動包括:(指購買用于企業價值鏈各種投入的活動),技術開發(指用于改善產品、工藝、設備、技巧等的活動),人力資源(指與人員相關的招聘、培訓、評價、分配等活動),企業基礎設施(包括管理、計劃、財會、法律、政治事務等活動)。

 

2. 業務流程的梳理與優化

(1)業務流程的梳理

業務流程的梳理就是要對流程的現狀進行分析,結合企業的發展戰略,發現流程中存在的問題和不合理的地方,并提出改善方案和意見。

① 與公司的高層對企業的戰略發展方向進行研討,確定明確的企業發展戰略。

② 對企業流程現狀的信息資料進行收集、分析、研究,并與相關人員溝通后,編制企業業務流程現狀分析報告。

③ 針對企業業務流程現狀分析報告中流程存在的問題,不合理的地方提出意見和改善方案,在對改善方案進行論證其合理性后,組織培訓與實施。

(2)業務流程的優化

業務流程的優化就是對原業務流程不合理的地方進行重新設計,刪除不合理的流程,簡化的繁瑣的無價值的流程,使之整個生產、服務過程合理化。

① 對原有業務流程的調整

通過對原有流程進行全面的功能和效率分析,發現其存在的問題:一是尋找現有流程中增加管理成本的主要原因。二是尋找組織結構中不合理的節點。三是根據市場、技術變化和企業現實,找出業務流程再造的切入點。四是根據行業發展趨勢,客戶要求,對業務流程關鍵節點及重要程度重新確認。五是設計新的流程改進方案,并進行評估,包括將現有多項業務或工作合并;業務流程的各步驟的重新排序;權力下放,壓縮管理層次;為同一種工作流程設置若干種進行的方式;變更工作場所;減少檢查、控制、調整等管理環節。六是制定與業務流程相配套的組織結構,人力資源配置和業務規范等方面的改進規劃,形成系統的業務流程重組方案。七是對業務流程重組進行持續改善。

② 對原有業務流程的延伸

一般而言,人們認為流程只針對企業內部,而對企業的外部如:供應商、協作商、客戶、顧客等缺乏流程的管理。而企業外部的與供應商、協作商、客戶、顧客的聯系了是企業價值鏈中很重要的組成部分,因此,流程再造后,組織框架被打破,企業的流程就延伸到供應商、客戶、顧客那里,這樣企業才能在市場需求和材料供給,技術革新等等形成利益共同體。

③ 轉變流程實現方式

隨著信息化的浪潮,也影響著企業的流程再造。信息技術為流程再造提供了強有力的手段和契機,信息技術與流程再造的有機結合,加快了流程的速度,提高了工作準確度,有利于實現信息共享,提升流程的工作效率。

 

小貼士:

流程的標準化是提高管理和運營效率的有利手段,它是企業流程操作化繁為簡的有效工具。即針對經營管理中每一個環節,每一個部門,每一個崗位,以人為本為核心,制定細致化、科學化、數量化的標準,并嚴格按標準實施管理,才能提高工作效率,以最少的投入獲得最大的產品。因此,我們在做流程分析的同時,要把標準化工作落實。

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