高效工作的關(guān)鍵

卓越團(tuán)隊(duì)生命素質(zhì)訓(xùn)練課程-金迪老師

吳助理185 1898 1151

    “為什么他完成了今天的工作，我卻沒(méi)有做完？”“同樣的工作，為什么領(lǐng)導(dǎo)只夸他？”很多人都會(huì)問(wèn)為什么，因?yàn)槟氵€沒(méi)做到高效！高效可以通過(guò)兩個(gè)維度來(lái)展現(xiàn)——效率和效益。對(duì)企業(yè)而言，高效可以實(shí)現(xiàn)令人滿(mǎn)意的投入產(chǎn)出比，對(duì)業(yè)務(wù)而言，高效是工作業(yè)績(jī)成果輸出的重要前提；對(duì)個(gè)人而言，高效意味著擁有超強(qiáng)的綜合能力。

  一個(gè)人是否高效，與時(shí)間、工作量以及效果有關(guān)。在合理的情況下時(shí)間越短越好，工作量越大越好，而效果正是用來(lái)分析時(shí)間和工作量的。實(shí)現(xiàn)高效工作，要做好以下四步：

  第一步：合理規(guī)劃——有計(jì)劃、有流程。把每份工作的流程和時(shí)間表安排合理，掌握時(shí)間節(jié)點(diǎn)，有計(jì)劃地進(jìn)行實(shí)施，清楚自己該做什么，確保工作任務(wù)順利完成。

  1、在付諸行動(dòng)之前，制定可靠的行動(dòng)規(guī)劃。規(guī)劃好自己的工作路線，要考慮到很多因素，比如想要的結(jié)果、可能受到的約束、未來(lái)要做出的修改以及應(yīng)該怎樣安排自己的時(shí)間。雖然會(huì)很麻煩，但是一份合理的規(guī)劃能夠增強(qiáng)工作預(yù)見(jiàn)性，指引你更好地工作。

  2、使用進(jìn)度表把工作“視覺(jué)化”。每天的工作有很多，但是又必須長(zhǎng)期地延續(xù)下去。所以要學(xué)會(huì)把每天的任務(wù)列出來(lái),附上截止日期，完成之后把它劃掉，這樣就知道目前完成了多少，還剩多少，距截止日期還有幾天，之后再根據(jù)時(shí)間來(lái)安排余下的工作。

  第二步：尋找方法——美中貿(mào)易全國(guó)委員會(huì)主席唐納德.C.伯納德在《提高生產(chǎn)率》一書(shū)中講到提高效率的“三原則”，即為了提高效率，每做一件事情時(shí)，應(yīng)該先問(wèn)三個(gè)“能不能”：即能不能取消它？能不能把它與別的事情合并起來(lái)做？能不能用更簡(jiǎn)便的方法來(lái)取代它？找對(duì)正確的工作方法，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，能達(dá)到事半功倍的效果。

  1、改進(jìn)工作方法。如果感覺(jué)自己的工作效率過(guò)低，可以對(duì)現(xiàn)行的方法進(jìn)行仔細(xì)分析，找出不合理和浪費(fèi)時(shí)間的部分，加以改進(jìn)，用另外一種方式進(jìn)行工作。

  2、化繁為簡(jiǎn)。把復(fù)雜的事物簡(jiǎn)明化，防止忙亂，做到事半功倍。

  3、完成一件工作之后，盡早地寫(xiě)下解決問(wèn)題的訣竅。絕大多數(shù)人只滿(mǎn)足于結(jié)果，而很少去注意其過(guò)程。一定要以備忘錄的方式，把工作的經(jīng)驗(yàn)與不足記錄下來(lái)。這樣下次既不會(huì)犯同樣的錯(cuò)誤，也不會(huì)在同一個(gè)地方浪費(fèi)時(shí)間，相反還提高了工作效率。  

  第三步：保證質(zhì)量——質(zhì)量的保障是工作的前提。確保自己的行動(dòng)計(jì)劃和信息需求能夠得到同事的理解，學(xué)會(huì)與同事分享自己的計(jì)劃，征詢(xún)他們的意見(jiàn)。大家明確了目標(biāo)之后，可以在無(wú)壓力的情況下展開(kāi)工作，不會(huì)草草了之，從而使工作質(zhì)量得到了保障。

  追求高質(zhì)量，讓工作推進(jìn)的每個(gè)階段都滿(mǎn)足預(yù)定的要求。例如開(kāi)會(huì)，會(huì)議前如果大家不了解會(huì)議流程和討論主題，就需要花很多時(shí)間解釋?zhuān)瑫?huì)導(dǎo)致其他同事時(shí)間的浪費(fèi)。所以，要取得高效，就必須在會(huì)前拿出相關(guān)討論材料和時(shí)間安排，讓會(huì)議富有建設(shè)性，確保會(huì)議能解決問(wèn)題，達(dá)到既定目標(biāo)。                         

  第四步：調(diào)整心態(tài)——不論組織還是個(gè)人，擁有良好的心態(tài)才能取得高效。據(jù)媒體調(diào)查，72.8%的人坦言自己患上了“拖延癥”。事情就擺在眼前，可就是一拖再拖，不到最后一秒不行動(dòng)。這跟心態(tài)有很大的關(guān)系，而這樣怎么可能做到高效呢？

  1、以好的心態(tài)來(lái)對(duì)待工作。工作是施展自己才能的好舞臺(tái)，無(wú)論做什么工作只要腳踏實(shí)地沉下心來(lái)做，總會(huì)有收獲。對(duì)待工作的心態(tài)，直接影響工作的好壞。古羅馬哲學(xué)家給人類(lèi)提供了偉大的見(jiàn)解：沒(méi)有卑微的工作，只有卑微的工作態(tài)度。

  2、冥想能幫助提升大腦自控力。培生英語(yǔ)企業(yè)方案亞太區(qū)總經(jīng)理林峰在接受《世界經(jīng)理人》采訪時(shí)說(shuō)到，“在準(zhǔn)備一件很重要的事情之前，我會(huì)坐下讓自己的心平靜下來(lái)，好好調(diào)整一下?tīng)顟B(tài)，然后把我的能量進(jìn)行一次簡(jiǎn)單的分布，并且集中注意力在一件事情上，這樣的效率會(huì)非常高。”

  遇到麻煩，先讓精神放松，再接著工作。比如被上司批評(píng)，你可能會(huì)苦惱很長(zhǎng)一段時(shí)間。即使勉強(qiáng)地工作，效率也不會(huì)提高。這時(shí)不妨讓自己放松一下，冥想一會(huì)兒，再以一種積極的心態(tài)投入工作。

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