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扯皮會議一直從18:30分開到22:50分,仍然沒有實現吳董所希望的結果,方劍雄回到辦公室已經23點了。他泡了杯茶,獨自陷入了深思:整個公司從表面看,還是在正常運作,但總有一些不協調的事件發生,扯動著每個部門的神經,員工不滿意,主管也不安生。通過種種表象分析,方劍雄慢慢心里有了工作的方向。
第二天一早,方劍雄就把小何叫到了辦公室,“小何,昨天跟你講的關于各公司的組織結構圖、定員定編表、業務(工作)流程文件、職務說明書等人事文件什么時候能給我?”一旦決定了工作方向,方劍雄一向雷厲風行。
“是需要所有的業務程序文件嗎?”小何沒有正面回答。
“有什么問題?”方劍雄問。
小何說:“是這樣的,程序文件部份放在文控室,我需要去了解一下,不知道齊全與否?其他的人事文件在本部門,我理一個清單,下午就可以給您!”
“那到底什么時候?”
“明天吧”
“明天什么時候?上午?下午?晚上?”方劍雄安排工作一向遵循“5W1H”原則要求。
“那!那就晚上9點前給您”小何缺乏信心的說。
“這樣,后天上午10點前給我。如果你覺得工作量大,可以叫人力資源部的其他人幫忙協助,但是我需要一份完整的資料,希望你努力!”
通過幾天的各公司的走訪接觸,以及幾天來對在公司處理過的事件的反思,加上對公司制度、程序文件、職務說明書等閱讀。發現公司現階段管理上存在以下的問題與不足:
1. 工作流程:有部分接點銜接不上,甚至被人為割裂。
2. 工作職責不清晰:高層做中層的事情,甚至是基層的事情。
3. 授權不合理,高層主管有時直接對基層員工下指令。
4. 監督職能不明確,也未到位。有些監督者自己變成了執行者。
5. 沒有清晰的考核標準。
6. “職務說明書”粗放,主要職責缺失,還存在多部門同時主導一項工作任務的情況。
7. 崗位名稱混亂,職等的劃分缺乏合理性。
8. 工作效率低,員工、主管都不滿意。
小貼士:
“5W1H"是企業管理和日常生活中廣泛應用的思考與行動方法,具體內容是。
何時(when)——什么時候。
某事在什么時候做的?為什么要在此時做?能否在其他時間做?提前行不行?到底應在什么時間做?
何地(where)——什么場所。
在哪里做?為什么在此地做?換個地方行不行?到底應該在什么地方做?
何因(why)——原因
為什么要做?不做行不行?非做不可嗎?
何人(who) ——責任人
誰在做?為什么是他做?是不是可以換人?
何事(what) ——對象
做什么事?可不可以換件事做?到底應該做什么事?
如何(how)——方式
現在怎么做?用什么方式來做?有沒有其他更好地方法?
方劍雄找了個時間,約吳董與周總座談一下,把來公司后的調研情況,發現的問題做了簡要匯報,以及人力資源部的半年工作重點:就是理順業務流程、進行崗位分析、建立合理規范的職務說明書。首先方劍雄對崗位分析作用做了介紹。
(一)崗位分析的內涵
崗位分析是現代人力資源管理體系建設中一項重要的基礎工作,是人力資源管理與開發的基石。它是一種系統地應用方法,收集、確認組織中職位的定位,目標、工作內容、職責與權限工作關系、業績標準,人員素質要求等基本因素的過程。崗位分析的結果即形成職務說明書,它最核心的內容,包括崗位說明和任職資格描述二部分。
1. 崗位分析的內涵
1.1 崗位分析是從崗位出發,分析的是崗位,而不是崗位上的人。
1.2 崗位分析得到的基本信息是:什么樣的人適合該崗位,亦即人崗匹配問題。
1.3崗位分析應找出完成該崗位工作任務所需的外部條件,協調關系等。
1.4崗位分析的三大核心分析:
(1)對崗位、部門、組織結構分析:包括崗位名稱,崗位工作內容,工作量,相互關系與組織架構、部門設置、部門職能等。
(2)對工作內容與崗位需求分析:包括工作程序、規則,工作環境,使用設備、工具等。
(3)對任職者的分析:包括性別、年齡、知識、技能特質等。
2. 崗位分析的特點
2.1 崗位分析是確定和界定崗位基本特征的活動。
2.2 崗位分析是應用各種科學方法,收集與工作有關的信息,以及任職者的信息,并對這些信息進行數據處理的過程。
2.3 崗位分析的結果就是工作描述與工作規范。
(二)崗位分析在人力資源管理中的運用
1. 在人力資源規劃方面
制定適合企業發展人力資源規劃,就必須對企業的人力資源及現狀有充分認知,包括組織結構的部門設置,組織中有哪些工作任務,需要設置多少個崗位,各個職位的跨度是否符合管理需要,各個職位的權限,以及各職位的相互關系,但組織中的人員年齡結構、性別結構、知識結構、技能水平結構等等。這些是我們制訂人力資源預測與需求計劃所必要的。
2. 在人員的招聘與選拔方面
企業在發展過程中,因業務的擴大,員工自身原因導致流失與短缺,就必須招聘補充新的人員。招聘人員如何才能招聘到合適的人員?崗位分析就可以提供職位的任職資格要求,從而為招募、選拔決策提供依據,有效提高提出人員甄選的效率和可信度;降低組織的用人風險,避免招聘、選擇的盲目性,隨意性。
3. 在培訓與開發體系建設方面
培訓是指組織為了實現自身的發展目標,有計劃的針對崗位任職者進行訓練,使崗位任職者的知識、技能、態度等符合崗位要求,并能勝任崗位工作的活動。它的目的是讓員工學習到工作需要的某種知識或者技能與素質。崗位分析正明確說明了崗位任職者所需要的技能、知識和素質。這樣就能有針對性的設計不同的培訓方案,使組織培訓做到了有的放矢,從而有利于提高培訓的效率與效果。
4. 在績效考核方面
績效考核通常稱為業績考評或“考績”,是指對企業崗位任職者所承擔的工作目標(績效標準)與實際工作的結果進行比較。它的目的是通過考核和評價,提高員工的工作效率,從而實現組織目標。而崗位分析所形成的“職務說明書”則描述了工作的目的,、工作內容、工作標準、工作職責和任職要求等。進而幫助評估人員能客觀、公正的對員工進行考核,評價,做到有據可依。同時明確的績效標準為任職者樹立起一個標桿,使其看清標準與自己工作實績的差距,從而改進自己的工作,提高工作績效。
5. 在薪酬管理方面
薪酬的管理,就是要建立公平合理的薪酬體系,它表現為二個方面的公平:一是對內公平,各崗位之間職責大小,復雜度、重要度、難易度,崗位的任職資格必須與崗位的付酬相適應。二是對外公平,崗位的付酬水平與社會同行業,同區域的崗位付酬相適應。通過崗位評價可以對各崗位的性質、責任大小,勞動強度,勞動環境,所需任職資格等特性進行評價,確立崗位的相對價值,比如一名招聘文員與一名業務員,誰的價值更大?誰應該獲得更好的報酬,這就需要進行崗位評價,進行定量分析并得出一個相對量值,來體現崗位價值。而崗位分析則是崗位評價的基礎,所以也是薪酬體系建立的基礎。通過崗位分析與崗位評價,可以優化企業的工資結構,提高報酬的內部公平性。
小貼士:
崗位分析的結果運用在人力資源管理的方方面面。無論作為一個資深的HR,還是一個人力資源的初學者都必須掌握崗位分析的技術,并應用于實際工作中。
(三)崗位分析的作用
1. 崗位分析對人力資源規劃的作用
人力資源規劃的核心工作是人力的需求與供給預測。在運用人力資源信息庫法,管理人員接替圖表法,以及馬爾可夫模型等人力資源需求預測的方法時,都離不開崗位層級關系,晉升與轉換關系。既要滿足崗位人數的需求,又要滿足崗位任職者質量的需求。這些恰好是職務說明書的工作描述與任職資格條件中應該規定的。
2. 崗位分析時對招聘選拔、錄用的作用
職務說明書中的必備內容:崗位任職資格條件是招聘工作的基礎,既為應聘者提供了真實的,可靠的崗位工作職責、工作內容、工作要求和崗位任職者的資格條件,又為招聘者提供了客觀的選擇依據,提高了選擇的效率,人崗的適合度,降低了面試與錄用成本。
3. 崗位分析對員工滿意度的作用
員工對工作的滿意主要取決于員工對工作特征,工作環境,同事關系等等現狀的看法。國內外很多研究顯示,只有員工滿意,才能帶來客戶滿意。一個整天抱怨的人生產效率一定不高,并且流動性也高。職務說明書明確界定了工作的職責,職權范圍,梳理了組織結構,工作與業務流程,明確了工作標準與要求,避免了企業與員工因工作內容、職責不清產生的爭議,也避免了員工之間因職責不清產生的抱怨,和諧了員工關系,改善了勞資關系。
4. 崗位分析對員工培訓的作用
培訓的目的就是使任職者現實的狀況達到職務說明書規定的應有的狀況。因此崗位分析的說明列出的所需的職務、責任與資格,在指導培訓上有很大價值。所以,這是我們很多企業將職務說明書作為培訓教材的原因之一。使員工在培訓中學到的知識技能與將來工作實際應用相一致,從而大大降低培訓與發展費用。
5. 崗位分析對企業標準化管理的作用
現代企業管理實踐表明:沒有嚴格科學的管理,企業一定是走不遠的。崗位分析通過對崗位客觀數據和主觀數據分析,揭示整個勞動過程中的現象和本質之間的關系,建立企業的標準化體系,使各種管理科學化、標準化。
6. 崗位分析對績效考核的作用
績效考核是將員工的實際績效與組織的目標做比較。崗位分析所建立的職務說明書中的“崗位關鍵業績指標”指明了考核的內容,同時也使任職者明確了崗位的績效標準,指出了努力的方向。職務說明書中“工作關系”這一項目,還清晰的指明了考核的主體,誰是考核者與誰是被考核者,明確了匯報、指導、監督的關系。
7. 崗位分析對建立薪酬體系的作用
公正、合理、科學的薪酬制度,以及“按勞分配,多勞多得”的分配思想,是企業激勵的“正能量”。而各崗位薪酬公平建立在崗位價值的基礎上,如何科學的評估崗位價值,就必須先對崗位評價,而崗位分析恰恰是崗位評價的基礎。
8. 崗位分析對提高現代社會生產力的需要
社會生產力的提高表現為二個方面:一是生產效率提高,二是生產質量提高。
提高生產效率與生產質量,關鍵在于工作程序的流暢,生產工藝的合理,明確的工作標準與要求,合諧的相互協作關系,讓每個人做自己最適合的工作,最愿意做的工作,達到最好的工作的效果。而這些必須是以崗位分析為前提的。
9. 崗位分析是組織變革與創新的重要手段。
在現代日趨激烈的市場經濟條件下,需要不斷的開拓市場,不斷的創新思想,創新模式,創新工作,打破和超越傳統的組織工作,工作內容。這就要求管理者通過崗位分析不斷對工作內容,工作標準,任職條件等進行改造,建立新的職務說明書、崗位規范,工作程序以適應組織不斷變革,創新的步伐。對企業有效控制,確保組織目標的實現。
(源于:《資深HRD手把手教你做崗位管理》摘錄)
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