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1. 確定崗位分析信息收集的范圍
崗位分析信息收集的范圍很廣。既包括企業的外部相關信息,也包括企業的內部相關信息。綜合起來有三大類:一是工作的背景信息,二是與工作相關的信息。三是與崗位任職者相關信息。
(1)工作的背景信息。包括:企業愿景、戰略目標、企業文化特征、企業長、中、短期規劃,年度經營目標、計劃與預算、企業的組織結構、業務流程、管理流程、人力資源管理制度、產品與服務、核心技術、行業信息、客戶信息、供應商信息、顧客信息、市場信息、以及競爭對手信息等。
(2)與工作相關的信息。包括崗位設置,崗位在組織中的地位與作用,崗位具體工作內容,崗位職責、工作權限、工作負荷、內部溝通關系(上下級關系,橫向同部門崗位,同事關系等)外部溝通關系(客戶、供應商、顧客、行業組織、政府與社會組織等)。工作條件(使用設備、工具,工作環境,崗位特征,工作地點),其它工作特征(職位對組織貢獻度,過失損害程度,履行職責所承擔的風險,工作的難易程度,工作的獨立性、創新性)。
(3)與崗位任職者相關的信息。包括任職者的受教育經歷(學歷、專業背景、培訓經歷、實習經歷),職業經歷,職位相關工作經歷。性別、年齡、健康狀況、崗位資格證書,基本技能(語言表達能力,文字書寫能力,電腦水平,軟件使用熟練度,外語水平,工具使用水平等),業務知識(與崗位有關的必須掌握的專業知識),管理知識(從事本崗位管理必須的管理知識),個人特質(分析判斷能力,邏輯思維能力,統籌策劃能力,執行力,創新力,組織能力,領導力,應變能力等)。
2. 崗位信息收集的方法選擇
崗位分析方法分為定量的方法和定性的方法。定性的方法主要有訪談法、問卷法、觀察法等;定量的方法主要有管理職位分析問卷法,功能性工作分析法等。在進行崗位分析活動時,要根據企業的發展階段、企業文化、管理水平、員工素質水平等因素,選擇合適的方法,同時要考慮崗位分析的技術水平,崗位分析人員的專業素質,哪種方法成本費用較低。為了獲得全方位的信息,一般企業會選擇幾種方法來綜合考慮實施。
(1)觀察法:是崗位分析中獲得工作信息的普通方法之一。觀察法成功的關鍵是對觀察對象的選擇和溝通,它需要有充裕的時間來準備,需要觀察人員具有較高的專業素質,觀察技巧,適用于大量標準化作業,工作內容簡單明了的重復性的崗位工作。以及文化水平有限,或不善于用口頭與文字來描述他們崗位職責的崗位任職者;不適合從事腦力勞動的崗位和從事的崗位的工作內容與活動不規律的崗位。
觀察法需了解的內容是:工作的對象是什么?需要完成什么樣的工作,為什么要完成這項工作;完成此工作需哪些設備和工具,和哪些崗位發生關系,其溝通的頻率是多少等。
(2)訪談法:可獲得觀察法無法獲得的信息。通過對基準崗位的任職者,任職者的上司,任職者同事等相關人員進行一對一或者一對多的面對面交談來收集工作信息、數據,它可以較深入了解做什么工作,做這些工作的意義與作用,如何來做這些工作,完成工作的標準是多少。它是一種廣泛應用的崗位分析方法,適用于所有的崗位與崗位任職者。
訪談法采用的是面對面的交流方式進行,對崗位分析人員的素質要求較高,對問題的理解要透徹,對訪談技巧的把握與運用要恰到好處,既不能使訪問對象緊張,不知所措,也不能憑主觀思維誘導訪談對象,更不能使訪談跑出訪談提綱,使訪談會變成討論會、爭論會。在訪談對象回答問題時,有可能因為自身理解問題或者某些顧慮,很有可能只講好聽的,不講錯失點,只講次要的,不說主要的,只講對自己有利的,不講對自己不利的,只講別的崗位不合諧的,不講其它崗位的優點等。因此對訪談對象的回答的準確性、有效性還待驗證,所以訪談法不能單獨使用,一定要與其他方法結合使用,才能使獲得的信息完整、準確、有效。
(3)問卷調查法:是崗位分析方法中花費的精力最少,也比較節省成的方法。它是由崗位分析專家人員(也可以是外部的專家,也可以是企業內部具有崗位分析專業知識的人員),根據企業的崗位情況,事先設計好各種需獲得信息的問題,形成一份完整的問卷,然后通過問卷填寫培訓與輔導,由崗位任職者填寫調查問卷,來獲取工作信息。問卷調查法收集信息應注意以下幾點:一是問卷設計內容簡明扼要,能反映應收集的崗位信息內容。二是對填寫者一定要進行先期培訓與輔導。三是注重對問卷的名稱、問題、答案等等進行標準化編碼,對后期利用計算機統計,分析縮短時間。
問卷調查法只要問卷設計到位,收集的信息準確,規范、含義不易混淆,它不與任職者工作時間的相沖突,甚至可以允許崗位任職者帶回家去填寫。但是如果要準確地把問卷填寫,還應具備一定的知識水平和理解能力的,因此,它不適合文化水平較低的崗位任職者。一般都是選擇以問卷調查為主要崗位分析方法,再輔以訪談法,觀察法等開展調查工作。
(4)日志法:是讓崗位任職者把每天的工作任務,活動按要求用記錄表的形式記錄下來,供崗位分析人員了解該崗位工作信息的方法。它主要是收集工作職責,工作內容、工作關系、勞動強度等方面的信息。它的可使用范圍較小,只適用于工作循環周期太短,工作狀態較穩定的崗位和人員。
日志法受崗位任職者的知識水平所限,適用面窄,每做一件事情或完成一件事情就要做記錄,干擾了員工正常工作。如果員工對崗位分析工作不重視或者崗位工作任務本身就比較繁重、繁瑣,就會遺漏許多關鍵的信息。再加之若未經培訓或培訓不到位,所記日記內容混亂,語句不通,隱藏某些活動或者夸大某些行為,給日志的整理、歸納工作增加非常大的人力、物力。因此它只做為一種補充的崗位分析調查方法使用。
(5)關鍵事件法:是指將工作成功或失敗的職務行為或對崗位工作造成顯著影響的“關鍵事件”,詳加記錄,收集信息后對其崗位特征和要求進行分析研究的方法。它的主要目的是可以有效識別關鍵的工作任務和重要的工作職責,以及工作業績的好壞(成功與失敗,盈利與虧損,高效與低能等)。關鍵事件法收集的信息內容包括:導致該事發生的原因與背景;有效的或多余的行為;行為產生的后果;這些后果是否為任職者所控制。它適用于員工較多或者崗位工作內容過于復雜的崗位調查,不適用于崗位工作內容簡單,工作任務穩定的崗位調查。應用關鍵事件法收集崗位信息應注意:一是調查的期限貫穿于整個事件的始終,不能只調查事件的一個階段;二是不僅要收集對個人與組織產生積極影響的關鍵事件,也要收集對個人與組織產生消極影響的關鍵事件;三是關鍵事件的數量需足夠說明問題,事件數目過少不能充分反映崗位的問題。
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