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我們常常會疑惑,為什么成功人士能在短短幾十年中創(chuàng)造出令人驚嘆的成就,而我們卻一直在努力,始終在路上,任年華老去,卻依舊碌碌無為,總覺得時間不夠用。
因為他們大都能很好的管理自己的時間,規(guī)劃自己的人生,用最少的時間創(chuàng)造最大的效益,他們的成功具有必然性。
下面我們從時間管理的角度來探討一下你的時間到底溜去哪里了。
奪走我們時間的小偷
干擾:來自外界的干擾,可能是一個電話,一個上級命令,甚至可能是外界環(huán)境的干擾
拖沓:工作能拖則拖,不按時完成
改變優(yōu)先:做了一半這件事,又放下去做另一件事,經(jīng)常撿了芝麻丟了西瓜
缺乏計劃:沒有全局規(guī)劃,隨心所欲的工作,沒有方向和頭緒
等待答復(fù):永遠等待上級的答復(fù)之后才進行后續(xù)工作
如何做好時間管理?
排定優(yōu)先順序
確定近期目標和長遠目標:區(qū)分好近期必須完成的事和可以緩一緩的事
區(qū)分主次工作:區(qū)分好重要和次要的事
規(guī)劃每日工作
制定時間管理計劃:制定每天的工作流程,具體每個時段干什么事
簡化工作流程:省去不必要的麻煩步驟,做到精簡、干練、抓重點
當(dāng)日事當(dāng)日畢:今天要完成的工作要在下班前完成
高質(zhì)高效睡眠:有質(zhì)量的睡眠才可以讓第二天的工作更高效
利用時間碎片
重要事情+短空檔+重要事情:比如會議中間的間隔,這個時間最適合休息,不適合學(xué)新東西。聽聽音樂放松一下。
不重要事情+短空檔+重要事情:比如做完常規(guī)的不繁忙的工作,不久之后將有一個發(fā)言或者要上臺放ppt之類的。這段短的空檔時間就適合把下一項事情在腦中過一遍。
不重要事情+長空檔+重要事情:早上上班或上學(xué)路上,非常適合聽東西學(xué)東西。
不重要事情+短/長空檔+不重要事情:無論長短,都適合聽東西學(xué)東西。
重要事情+長空檔+不重要事情:下班回家路上,適合學(xué)東西。
重要事情+短空檔+不重要事情:可以適當(dāng)休息,也可以學(xué)東西,靈活應(yīng)變。
重要事情+長空檔+重要事情:會議午休,視需要可休息,如果會議強度不大,可以學(xué)東西。
良好個人習(xí)慣與學(xué)會與人共事
自我檢討:要養(yǎng)成高效時間管理和個人習(xí)慣也有莫大關(guān)系,要懂得自我檢討
團隊合作:團隊間良好的合作能促進時間管理
有效溝通:有效溝通能省去很多不必要的時間,讓工作更高效
時間管理的幾個方法:
1、GTD方法
一件事如果能在5分鐘內(nèi)完成的話就放下手里的事情做完它,因為5分鐘后思路還能接上,再長就不行了。超過5分鐘的事情就記在本子或者手機上,等有時間了再整理歸類。
關(guān)鍵是要嚴格執(zhí)行,不能被突然冒出來的人和事引導(dǎo)自己的時間。
2、四象限方法。
很多人都知道,關(guān)鍵是事情太多不清楚如何歸類。我的經(jīng)驗是凡是能與近期內(nèi)工作結(jié)果直接掛鉤的就是重要緊急的事情,未來出結(jié)果的就是重要事情。這兩類最重要,每天會劃出專門的時間分配給這兩類事情。
3、善于使用工具。
不論開大會小會長會短會,都帶個本子吧,聽到重要的信息就記下來,千萬別指望自己的記性。
每次出差都零零碎碎的事情一大堆,我就用清單一個個列出來,航班、火車、會議時間都設(shè)置好提醒。還是不要指望自己的記性。
4、番茄工作法
簡單來說,就是把工作時間劃分為多個番茄時間。一個番茄時間包含兩個部分:25分鐘的工作學(xué)習(xí)和5分鐘的休息。
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