初來窄到一家公司，自然希望了解公司大致情況，盡快搞清“公司能為我提供怎樣的工作環境”、“我應當遵守哪些規章制度”、“若是努力工作，將會獲得怎樣的發展或者提升”等問題。

員工手冊是一個很好的介紹形式。　　 

 

一、員工手冊應當包含的內容員工手冊應該含有哪些內容，并無定規，編排亦無固定模式。但一般可由以下幾個部分組成　 

 

　1．公司概況。概要介紹本公司歷史。現狀及隸屬關系。讓新員工大體了解公司性質、經營范疇、主導產品（含勞務、服務）、市場分布、注冊資本、現有資本及實現利稅等基本情況，以對公司實力和競爭能力充滿信心。簡要回顧公司創業歷史，對公司戰略目標和發展規劃略加闡述，亦將公司美好前景展示給員工，以激勵斗志，為實施目標管理打好基礎。　　 

 

2．公司文化。企業文化是企業具有自身特色的意識形態和行為規范總和，大致包含企業哲學、企業規范、企業形象和企業精神。企業哲學是企業一切活動的行為指南，其核心是價值觀念。在員工手冊中介紹企業經營理念，即始終遵循的價值觀念，以統一員工思想，為企業整體目標共同奮斗。　　 

 

企業精神是企業內部規范和外部形象的融合與升華，集中體現出企業經營哲學和獨特風格，是公司迎著市場風浪前進的旗幟和號角。企業精神是一種無聲無形的信念，但通常又可用簡短、響亮的標語或口號予以表述。可將凝煉出的企業精神，印到員工手冊的扉頁，，以求醒目，鼓舞斗志。　　 

 

3．組織結構。員工來到公司，自然應對公司結構框架有個粗略的了解。一般可繪制部門結構圖。通過該圖，員工不僅可一目了然地知曉公司包括哪些部門，且對公司的產權構成，組織管理模式以及各個系統（辦公系統、生產系統、營銷系統、財務系統等）形成印象。　　 

 

4、部門職責。通過閱讀各部門工作職責。員工自會明白某個部門負責何種事務，協同哪些別的部門，參與哪些其他工作。部門自身職、責、權分明，部門之間縱橫關系清晰，有利于回答員工“有事找誰”和：“我所在的部門分管什么”兩個基本問題，有助于員工搞準自身位置，盡快進入角色。　　 

 

5．政策規定。這部分內容較多，且涉及員工切身利益，可謂手冊的“重頭戲”；首先是人事政策，即員工選聘依據，考核標準、晉升條件。聘用（解聘）程序；其次是工資待遇，即工資結構及分級、工齡計算。各種獎金和補貼發放辦法：，試用期待遇等；還有勞動紀律，即勞動合同的簽訂，到上下班時間，以及請假制度。其他各項制度，如報銷制度（指差旅費，醫藥費等）、車輛使用制度、安全制度、衛生制度、保密制度等，可視必要作出詳略不同的介紹。　　現代公司為員工提供的各種社會保險（如養老保險、醫療保險、人身保險），以及其他福利，如提供工作服、免費午餐，提供可惜閱的圖書，提供單身公寓或發放租房補助金，提供年度休假等，亦應列入此部分，以體現公司的關懷，展示公司為員工創造的良好工作，生活條件以及必要的保障。 

 

　　6．行為規范。一個現代化的公司，其精神風貌必然體現于員工的儀表風度（包括著裝、發型，化妝等）。員工的一言一行、一舉一動，均代表著企業形象。公司在這些方面的要求，應明確且具體地寫人員工手冊之中，以利員工經常對照，不斷提高自身道德修養和文明素質。待人接物的行為準則，雖為企業文化的有機組成部分，但單獨列為一節，以期引起員工特殊重視，自覺強化日常訓練，以達“習慣成自然”。　　在員工手冊正文之前，可由董事長致辭，對新員工表示誠摯歡迎，預祝事業成功，并書親筆簽名，讓人倍感親切。正文之后可增設附錄，內容包括廠標，廠徽釋義，廠歌，駐外機構名稱、地點、負責人、郵編、電話、傳真及網址等。封面可設計有寓意的圖案，封里可刊登照片。如有必要，可增添圖片插頁。　　 

 

 

二、編印員工手冊應當注意的問題　　 

 

      員工手冊是新員工步入企業的向導，也是廣大員工了解企業的窗口。必須認真編寫和印刷。在編印過程中，應當盡力避免出現下述問題，不妨稱之為七忌：　　 

 

一忌貪多求全。員工手冊不是“企業大全”，不可能也無必要包羅萬象，面面俱到。手冊所含內容，應是員工最為關心的，與員工日常工作和切身利益相關度最高的事項，通常亦是出現頻率高，處理程序化強的各種事宜。手冊內容不能過多過細，以免造成雜亂無章，查閱不便。至于涉及某個方面具體細節，員工可查詢有關文件，或者咨詢相關職能部門。　　 

 

二忌陳舊過時，員工手冊編寫的依據只能是公司現有狀況。　　 

 

三忌稱謂混亂。有的員工手冊稱謂不一，一會用“公司要求……”。一會又用“我們認為……”。其實，這里的“我們”就代表著公司，不如一律用“公司”。當某件事情要求員工與公司一起努力，協同一致去完成時，再用“我們……”，豈不更好？也有的員工手冊中“員工”、“職工”，“職員”等主體詞交替出現。容易引起不必要的疑慮，最好一律稱之為“員工”。　　至于稱呼員工為“你”還是“您”，雖無礙大局，卻亦有技巧。譬如可作如下處理：在董事長致辭中用“您”，以示上級對部屬的尊重和愛護，且渲染歡迎氣氛；而在正文中，不妨就用“你”，似更顯直接、親切。　　 

 

四忌段句冗長。員工手冊應盡量作到簡潔流暢，易懂易記，以增強實效。　　 

 

五忌語法有誤。手冊從框架到段落，由語句至標點，都要反復琢磨，不僅要簡潔通順，還要力求勻稱優美，將精品奉獻給員工。　　 

 

六忌口氣生硬。口氣生硬、可謂某些公司“官方文件”之通病。員工手冊不是一般意義上的規章匯編，最好少用“不準”。“嚴禁”、“絕對不許”等字樣，更慎用“過時不候”，“后果自負”之類。將命令改為溝通，對員工發出心靈的呼喚，無疑是現代公司的文明之舉。　　不僅要求員工承擔義務，遵守制度，亦講明員工可享有的權利。公司旨在營造文明寬松，安全溫馨的工作環境，以最大限度發揮廣大員工的聰明才智，多用幾個“請”，用協商口吻“讓我們……”，拉近管理者與部屬的距離，將公司與員工融為一體，以發揚團隊精神，正合乎建立現代人本主義企業文化要領，何樂而不為？　　 

 

 

七忌印刷粗糙。員工手冊是新員工拿到的早期書面資料，無疑凝聚著公司精神，代表著公司形象。員工手冊的質量不僅體現在科學取舍，精心編寫，還首先體現于裝幀精美的印刷質量上。唯此，方能給員工留下美好的第一印象。　　 

 

     經常翻閱員工手冊，不僅可迅速查到相關資料，獲取有用信息，還將獲得美學享受。讓員工在手冊引導下，滿懷信心地邁入公司，正是現代公司編印員工手冊之初衷。 

 

 “員工手冊”是企業規章制度、企業文化與企業戰略的濃縮，是企業內的“法律法規”，同時還起到了展示企業形象﹑傳播企業文化的作用。它既覆蓋了企業人力資源管理的各個方面規章制度的主要內容，又因適應企業獨特個性的經營發展需要而彌補了規章制度制定上的一些疏漏。站在企業的角度，合法的“員工手冊”可以成為企業有效管理的“武器”； 站在勞動者的角度，它是員工了解企業形象﹑認同企業文化的渠道，也是自己工作規范、行為規范的指南。特別是，在企業單方面解聘員工時，合法的“員工手冊”往往會成為有力的依據之一。《勞動法》第二十五條規定的用人單位可以隨時解除勞動合同的情形中包括 “嚴重違反勞動紀律或者用人單位規章制度的”，但是如果用人單位沒有規定,或者規定不明確,在因此引發勞動爭議時，就會因沒有依據或依據不明確而陷入被動。制定一本合法的“員工手冊”是法律賦予企業的權利,也是企業在管理上的必需。

 

如何使之行之有效呢？

 

首先，制定頒布主體必須合法，必須是企業主體，而不能是企業的某個部門（但經企業授權的除外）。

 

其次，內容必須合法，即必須符合現行國家法律﹑行政法規﹑規章及政策規定。《勞動法》第四條規定：“用人單位應當依法建立和完善規章制度，保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務。”《勞動部關于〈勞動法〉若干條文的說明》明確說明：“《勞動法》第四條中的‘依法’應當作廣義理解，指所有的法律﹑法規和規章。” 《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條規定：“用人單位根據《勞動法》第四條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律﹑行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。” 2008年1月1日將實施的《勞動合同法》第四條也明確規定：“用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度，保障勞動者享有勞動權利﹑履行勞動義務。”一些企業為了擴大自己的用人自主權，在規定企業可單方面解除勞動合同的情形時，怎樣對企業有利，就怎么制定。其實這是徒勞的，因為這樣的規定很可能是沒有法律效力的。《勞動法》第二十五條明確規定：“ 勞動者有下列情形之一的，用人單位可以解除勞動合同：（一）在試用期間被證明不符合錄用條件的；（二）嚴重違反勞動紀律或者用人單位規章制度的；（三）嚴重失職，營私舞弊，對用人單位利益造成重大損害的；（四）被依法追究刑事責任的。”也就是說除了上述情形以外，用人單位都不得單方面隨時解除與勞動者的勞動關系。

第三，制定程序必須合法，即必須經過一定的民主程序討論通過。2008年1月1日將實施的《勞動合同法》第四條也明確規定：“用人單位在制定﹑修改或者決定有關勞動報酬﹑工作時間﹑休息休假﹑勞動安全衛生﹑保險福利﹑職工培訓﹑勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。”

 

第四，發布途徑必須合法，即必須向勞動者進行公示或告知。2008年1月1日將實施的《勞動合同法》第四條明確規定：“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”

 

只有同時具備以上四個要件的“員工手冊”,才是合法有效的規章制度，缺少任何一個要件，都會是無效的。那么，企業如何保證所制定的“員工手冊”內容的合法性？又如何來證明所制定的“員工手冊”是經過了合法的程序并且已經公示了呢？一般應做到以下幾個方面：

 

1.以現行國家法律﹑行政法規﹑規章及政策規定為依據，將“員工手冊”中的一些條款具體化。例如：針對《勞動法》第二十五條規定的用人單位可以解除勞動合同的情形之一“在試用期間被證明不符合錄用條件”，建議不妨在“員工手冊”中明確規定如下內容：

 

（1）公司對試用期員工嚴格按照錄用條件考察，對不符合錄用條件的事宜書面告知并要求簽名確認。如：可按企業《對試用期員工評估或考評的規定》等相關制度，在試用期中的員工每月（或確定其他相應周期）必須經過評估或考評，評估或考評不合格的，公司有權解除勞動合同。商（2）員工一旦在試用期或以后被證明其在入職時向公司提供了不實個人信息，公司有權解除勞動合同。可以將信息的名稱進行列舉。

 

（3）要求試用期的員工必須履行崗位職責，遵守員工手冊。商

 

2.公司應注意取得并保留制定的 “員工手冊”已經公示的依據。2008年1月1日將實施的《勞動合同法》明確規定：“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”

 

“員工手冊”是員工的工作、行為規范的指導和引導，但是，在實踐中，一旦發生勞動爭議，關于員工手冊的法律效力問題便成了爭議的焦點,也成了雙方在勞動糾紛中勝負的關鍵。而企業往往是有口難辯，難以舉證所制定的“員工手冊”已經公示。

 

可以以下列形式之一來保留員工手冊及修改部分已告知或已公示的依據：

 

（1）組織會議形式的“員工手冊”學習，保留有與會人員簽名的會議紀要；

 

（2）組織以傳閱形式進行的“員工手冊”學習，保留有已閱人員簽名的記錄；

 

（3）直接向員工發放“員工手冊”，并保留簽收記錄；

 

（4）將修改部分編成問卷，要求100%的職工書面回答并保留問卷法。商

 

一些企業在按照上述方法進行編制員工手冊時，往往還有員工手冊都包括什么內容、員工手冊的架構體系是什么等困惑？如何編寫適合企業自身情況的員工手冊呢？

 

員工手冊必要內容一般包括：企業概況、企業文化、組織結構、人力資源制度、員工行為規范、崗位職責等。員工手冊的架構體系一般為：一、前言部分，包括1、公司概況（總經理致辭、企業簡介、企業發展歷史、企業愿景）；2、企業文化（企業精神、企業宗旨、企業理念）；3、組織結構（組織結構、職能分配、部門簡介）；二、正文部分，包括1、員工日常行為規范（工作準則、行為規范、禮儀規范）；2、企業制度（人力資源制度、行政管理制度、財務制度）；3、崗位職責（部門職責、關鍵崗位描述、各類工作流程）；三、附則部分，包括1、手冊說明（使用說明、保管要求、修改程序）；2、手冊效力（制定依據、約束效力、異議處理）；3、員工簽收（員工意見、簽收回執）。

 

員工手冊的主要結構和內容基本上就是上述中的內容，但行業的不同，起主要內容都要根據企業或行業的實際情況而編寫。例如：房地產企業一般應增加地產開發、物業管理及地產銷售知識、要求等；超市類企業一般應增加賣場管理（衛生狀況、商品檢查、賣場環境、促銷管理、服務監督、安全消防）以及現場管理要點（營業前、上午、下午及晚上、營業結束）和防損防盜等要求；酒店賓館類企業一般應增加酒店賓館的規模介紹、特色服務、拾遺管理、保密、小費與禮品、財務、吸煙等規定；食品類生產企業一般包括質量方針、食品衛生要求與知識、職業禁忌等規定。另外，在設計“員工簽收”時，內容一般要包含“我***已收到（編號№****號）員工手冊并認真閱讀過，且已全部理解。本人承諾將嚴格遵守員工手冊中的規定、要求，同時也同意企業有權對手冊進行修改；如修改后的部分經批準且被我知悉后，也將嚴格遵守。否則，愿意承擔相應的責任。簽收人***（必須本人親筆簽名）”等內容。

 

總之，編寫一本完整、合法、適用的員工手冊是人力資源管理工作的一項重要而艱巨的工作，一個成熟的員工手冊將凝聚著人力資源管理者的辛勞和智慧，必將載入企業發展的史冊。

 

 

掌握企業自己的10%從員工手冊開始

筆者所在的公司以營銷咨詢為主，在咨詢過程中我們發現，企業存在的問題就像冰山一樣，暴露在外的產品銷售、廣告傳播等都是營銷類問題，只是冰山一角，隱藏的、深層次的是企業文化的問題那才是冰山核心。

 

 

杰出的企業管理取決于業自身的獨特個性，它能夠解決企業在經營過程中遭遇的各種瓶頸。管理大師彼得•德魯克說：“在所有組織中，90%左右的問題是共同的，不同的只有10%。只有這10%需要適應組織的特定使命、特定文化和特定語言。”能否成功經營一家企業，也就取決于這10%。

 

 

《員工手冊》作為企業內部的管理規范，涵蓋企業的各個方面，適應企業的獨特個性。它既規范企業的人事制度，又傳播企業形象，企業文化。假若忽視，它只是一紙空文；但若重視，它就是有效的管理工具，員工的行動指南。

 

 

時下關于《員工手冊》的資訊非常多，在上甚至還可以隨意搜索到員工手冊范本。筆者認為目前企業普遍應用的員工手冊有三種類型：

 

 以漫畫、圖文的形式編制《ü員工手冊》，以簡潔明了的標題形式提出，起到警世和調動積極性的作用。

 

ü 以各項規章和制度為主，強調服從管理和執行。

 

 在特定的時期發布的《ü員工手冊》，傳達近期內企業的信息。

 

這些《員工手冊》都是從企業整體管理的角度出發，只有普遍性，缺少針對性。《員工手冊》內文不是相互抄襲，就是直接套用上級部門的文件，沒有企業的特色，與企業實際需求相去甚遠，實用性也較差，針對營銷人員的又是少之又少。

 

筆者曾為某企業服務，過程中也幫助企業來制定《員工手冊》，當時企業就提出了各種各樣的問題，經筆者分析整理，將其化為以下幾個誤區：

 

誤區一：錯誤的認為“員工手冊就是制度大全”

 

企業希望通過《員工手冊》能夠規范員工的日常作業，并報有極大的愿望認為員工100%的就會遵守。因此一本手冊從頭至尾就成了制度匯編。從員工規范到考勤制度，再到獎懲機制，應有盡有。

 

誤區二：錯誤的認為“員工手冊就是苦口良言”

 

企業認為員工是需要教育的，受教育才會變的規范。象父母對待孩子一樣，苦口婆心。反映在《員工手冊》里，就是大篇幅的說教文字，還經常出現“不準”“嚴禁”“杜絕”之類的字眼，與“人性化管理”相去甚遠。

 

 

誤區三：錯誤的認為“一本員工手冊人人適用”

 

“王子犯法，與庶民同罪。”不論崗位，不論職階，所有的要求和規章都是一樣，沒有考慮到各塊面員工的實際工作情況。

 

誤區四：錯誤的認為“員工手冊不是合同”

 

合同是具有法律效力的，合同中每一條款在未來都有可能成為重要的法律證據。企業認為《員工手冊》又不是合同，不具備法律效力，因此忽視手冊中的員工處罰條例和員工權益保護的編寫內容。事實上它是有法律依據。

 

 

每個企業在制定《員工手冊》時，或多或少會在以上這些問題上產生意見和分歧，在制定前，大家先達到同一平臺，溝通起來也就方便很多，也便于項目的順利進展。

 

 

下面就《員工手冊》的制定，向大家介紹在項目操作中的一些成功經驗。

 

 

獵人總是說：只有瞄準獵物，你才能逮到獵物。同樣地，企業首先需要確認自己的管理對象。對象不同，傳播信息不同，規范不同。真正做到因人而異才能達到好的管理效果。

 

 

企業員工按其職能不同，從大范圍上可分為生產型員工和市場型員工。筆者今天以《員工手冊》的制定為例，具體的介紹《員工手冊》的制定方法。決定企業管理成敗的10％從《員工手冊》的設計開始。

 

生產型人員，主要負責產品的生產、質量問題。這就需要企業在管理過程中以規范為主。

 

 

市場型人員，終日奔波在賣場終端，與渠道經銷商、顧客打交道。他們在工作強度、工作方式上都不同于企業內部的生產型人員。他們面對的作業范圍和對象更加靈活，更具有彈性。企業在管理過程中，以營銷激勵措施為主。

 

 

營銷是一個艱苦的過程。在營銷人員手冊中企業還需要加入有關市場運作和營銷指導的內容，引導員工明確市場，順利進入角色。在生產人員手冊中，企業需要向員工提供基本的操作程序和安全指導，以保證員工正常作業。

 

 

任何一本《員工手冊》都體現了企業對員工的期望。而這種期望就是企業自己的10%。那么我們該如何在《員工手冊》中體現這10%呢？

 

1、給《員工手冊》一個主題，進入員工的精神精髓。如果我們把營銷人員比作“鷹”，那么生產人員就是“雁”。以“鷹”和“雁”作為員工手冊的主題，顯然要比“員工手冊”有更強的沖激力。

 

 

“鷹”——代表力量、勇氣、睿智，企業希望營銷人員，要具有探索精神，市場的敏銳力。“雁”——代表團結、合作、毅力，企業希望生產人員，要遵守規范，團結合作。員工手冊主題的確定取決于企業的獨特文化和理念，更需要企業用心的提煉。

 

 

2、用企業自己的語言。接收到的信息不同，就會產生截然不同的結果。在社會日益個性化的今天，更加需要企業注重信息傳播，盡可能的使用員工易接受的語言。營銷人員手冊，需要使用創新的、充滿活力的、有力量和激情的語言來編寫。生產人員手冊，則需要采用穩重的，內斂的，強調合作的語言來編寫。

 

 

3、介紹企業的成功經驗與案例。介紹企業的成功經驗與案例。我們踩著前人的肩膀在進步，這是人類進步的基本規律。一個企業之所以成功，必然是有它做對的地方。把這些成功的經歷化解成方法論，向所有的人員介紹，不僅加深了營銷人員對于本企業營銷狀況的了解，更進一步加快了員工成熟和成功的步伐，有效地減少了新進員工的進入成本。

 

 

4、特別強調“職業化”。市場strong>競爭如此激烈的代，特別需要強調“職業化”的概念。眾所周知，營銷隊伍的有很大的不穩定性，不穩定性因素也給企業帶來的巨大的困惑與麻煩。如，新進員工的進入成本太高，大量時間耗費在工作的安排與交接的過程中。

 

 

例：筆者在為企業制定營銷人員的《員工手冊》時提出：在職就要職業化，做到“招之即來，來之能戰，戰之能勝”的職業化標準。

 

根據《員工手冊》的使用人群差異，將《員工手冊》拆分成企業生產人員版和營銷人員版。經過實踐證明，效果非常好。

 

結語：

 

一本《員工手冊》的誕生，需要各個方面的人付出很多艱辛的勞動。它是一個企業制度不斷完善，管理水平不斷提高的表現。

 

在制定前，先找到本企業的“10％”，也就是需要體現的核心部分，然后再召開工作。

 

 

一本好的員工手冊，它必定符合幾項標準。第一，強調了管理這者對于企業的期許，同時也表達了對從業者的職業化要求；第二，員工手冊成為了輔助管理的工具、員工的工作指南，并不是鎖在員工抽屜中的一疊廢紙；第三，從業者可以在員工手冊中得到從業者所必須領會與掌握的方法與要求，同時它也是在職員工的一本工具書；第四，符合企業各類專業人員的需求。

 

 

 

最后，希望我們的企業人力資源部門和力資源顧問們，在制定《員工手冊》時，少走彎路。

 

中小企業員工手冊編制“四步法”(轉載HR經理人）

“員工手冊”，簡單地說就是能夠讓員工快速了解公司并能規范員工日常行為的小冊子，它有兩項基本功能：一是使剛進入公司的“準員工”能夠快速了解公司的歷史、文化、運作模式、員工管理政策、日常行為規范等，快速成長為公司的“合格員工”；二是規范員工的日常行為，強化行業或公司的特殊要求，提升公司整體的運作效率。

 

　　對于中小企業來說，如果能夠有效地發揮“員工手冊”的功效，一方面可以縮減培訓成本與員工管理成本，另一方面還可以促使員工降低工作失誤率與事故率，從而提高員工的工作效率與效果。“員工手冊”的編制往往需要以明晰的企業文化和規范的人力資源管理體系為基礎，而目前我國大部分中小企業的企業文化還處在混沌狀態，人力資源管理體系也還不夠規范，在這種狀況下，中小企業該如何編制既適合自身又不失操作性的“員工手冊”呢？筆者根據多年的咨詢實踐經驗，針對性地提出了編制員工手冊的“四步法”。

 

　　第一步：定框架 

 

　　“定框架”，即確定“員工手冊”內容的基本框架。一般來說，一套完整的員工手冊其基本框架應該包括五個部分：第一部分是“寫在前面的話”，第二部分是“公司概述”，第三部分是“行為規范”和“特殊的職業要求”，第四部分是“員工管理制度”，第五部分是“附則”。對中小企業來說，同樣可以直接將這個基本架構作為員工手冊的主要內容，然后，在這一主框架的基礎上，確定相應的次級框架。

 

　　用好“寫在前面的話” 

 

　　這部分的內容通常是以公司的最高行政長官名義簽發，其主要目的是“歡迎員工并激發員工學習手冊的熱情”，因而，其次級框架通常包括以下幾個方面：（1）歡迎詞；（2）員工可通過員工手冊獲得什么；（3）祝語與希望；（4）簽名。最近兩年，中小企業在編制員工手冊的時候，雖然在結構上都會包含這一部分，但在次級框架確定時卻經常出現偏差，往往把“總則”作為次級框架的一個項目。例如，一家有員工800多人的不銹鋼架制造企業，其“寫在前面的話”的次級框架的項目在包括“歡迎詞”之外，還包含有“本手冊的編寫目的，本手冊的指導思想、適應范圍以及希望員工遵守手冊”等項目。以這樣“寫在前面的話”開篇的員工手冊從形式上說不倫不類，從效果上說會使員工產生反感，影響其對員工手冊的學習效果和進一步的內化、執行。因此，建議中小企業在編寫員工手冊時，嚴格按照“歡迎詞、學習員工手冊的收獲、祝語與希望及簽名”的次級框架進行編寫。

 

　　靈活運用“公司概述” 

 

　　“公司概述”部分的目的就是讓員工快速了解公司、快速融入公司。這部分的次級框架通常包括以下幾個方面：（1）公司的價值觀；（2）公司的戰略目標；（3）公司業務概況介紹；（4）公司的組織架構；（5）公司的發展歷史；（6）公司的企業文化等項目。

 

　　大型企業的員工手冊都非常重視這部分的內容，然而，許多中小企業卻往往忽視這一部分。筆者診斷過的中小企業中有近 60%的員工手冊沒有這部分內容，導致這一現象出現的根本原因是許多中小企業根本就沒有明確的價值觀、發展目標等，也沒有意識到這部分內容對新進員工了解公司、融入公司所起的作用，以及這部分內容對于樹立公司形象的重要意義。因此，建議中小企業務必將“公司概述”作為員工手冊主框架的一項重要內容，但在確定這個主項目的次級框架時，可以根據企業的實際情況靈活處理，如果公司目前尚沒有明確的價值觀或發展戰略目標，也沒有提煉出明確的企業文化，那么暫時可以將“公司業務介紹、發展歷史及組織架構等”作為“公司概述”的次級框架，同時，要著手明確公司的價值觀、戰略目標等，適時地提煉出自己的企業文化。

 

　　明確“行為規范”和“特殊的職業要求” 

 

　　通過對行為規范或特殊的職業要求的學習和理解，可以提升公司員工整體的職業素養，進而提升員工的工作效率與業績。這部分的次級框架通常包括以下內容：（1）公司日常行為規范；（2）公司日常工作中的行為規范；（3）對外業務交往中的行為規范；（4）行業特殊職業要求（例如食品行業對衛生行為的要求等）。目前，部分行業的中小企業比較重視這部分內容，例如酒店行業、連鎖專賣行業、保險行業等，但許多制造企業對這部分卻重視不足。因此，建議中小企業在編制員工手冊時，不要考慮自身屬于什么樣的行業、不管目前具備不具備相關的制度，都要將這部分作為員工手冊主框架的一項主要項目，目前沒有相關制度的公司務必馬上組織相關人員進行編制，因為，缺少這部分的員工手冊對員工行為的引導作用將大大減弱。

 

　　重點制定“員工管理制度” 

 

　　這部分是目前中小企業的員工手冊中最重視的部分，通過這部分內容，企業可以讓員工充分了解相關制度與要求，進一步規范員工行為、降低員工管理成本。因而，這部分內容應該涉及從員工聘用到離職的一系列員工管理制度，其次級框架應該包括以下主要內容：（1）聘用與離職（入職培訓、試用、人事關系、離職管理等）；（2）工作時間（正常上班時間、出勤、加班等）；（3）報酬與福利；（4）休假；（5）員工培訓與發展；（6）獎懲制度及其它。不過，實際情況中，許多中小企業員工手冊這部分的次級框架，往往僅僅包含強調對員工約束的部分，如考勤、加班、獎懲等，而忽略員工最關心的、與員工發展和福利相關的內容。例如，一家辦公家具制造企業員工手冊的“員工管理制度”部分，僅包括了勞動合同、考勤與加班、獎懲與報酬、調動（包括入職、內部調度與離職）幾個部分，忽略了休假、員工晉升與發展等員工非常關心的部分。其實，員工只有在看到個人的發展與收獲時，才有可能根據工作要求進行自我約束，才有可能全身心地投入工作，完全依靠高壓政策來控制員工行為的制度是缺乏人文關懷的，注定要付出更高的管理成本。因此，建議中小企業在確定這部分的次級框架時，一定要將員工的晉升與發展、員工福利等內容包含進去。

 

　　不容忽視的“附則” 

 

　　這部分比較簡單，主要是對一些未盡條款的補充說明，包括本手冊的有效性、本手冊的解釋權、本手冊的修訂、未盡事宜的參照辦法、保密原則、員工簽收確認函等。中小企業在確定這部分內容時，經常忽視“員工簽收確認表”這部分，然而，員工簽收是保證員工手冊合法及有效落實的一項重要措施，同時也是企業已經將相關政策告知員工的一項書面證明，因此，建議中小企業在確定“附則”的次級框架時務必將員工簽收確認函作為一個子項目。

 

　　第二步：填內容 

 

　　在確定了員工手冊的基本框架及次級框架后，下一步就是對照具體的框架，填寫內容。完成這項工作時，企業人力資源部要通過與相關部門的充分溝通，來調動和發揮相關部門的專業性，與其共同完成員工手冊內容的草擬。其中，“寫在前面的話”的內容可以由人力資源部編寫，然后交給總經理或董事長審批、簽字，也可以由總裁辦編寫，然后交給總經理或董事長審批、簽字，具體由公司的權限特征與董事長或總經理的管理風格確定；“公司概述”部分，通常交由負責對外形象宣傳的部門負責，一般由市場部、企管部或行政部草擬；“行為規范”、“特殊職業要求”和“員工管理制度”及“附則”，一般由人力資源部草擬，但人力資源部可以協調相關部門提供相應的制度文本與要求。填寫完成整個員工手冊后，人力資源部對整個手冊的內容進行認真審核，有疑問或錯誤的地方，及時與相關部門或責任人溝通確認。

 

　　在這一環節中，中小企業最容易、也最常犯的錯誤就是“閉門造車”，人力資源部獨自完成員工手冊所有內容的編寫工作，并直接交總經理或董事長審批后發行，結果往往出現相關部門拿著員工手冊找總經理投訴的現象。因此，建議中小企業在完成“填內容”這項工作時，切忌閉門造車，一個部門獨自完成所有工作，一定要與相關部門和人員進行充分的溝通，一方面是要發揮他們的積極性與專業性，另一方面，也要讓他們獲得參與感與共同完成這項任務的成就感。

 

　　第三步：審語言 

 

　　企業在編寫員工手冊時，在語言方面通常會遇到以下問題：

 

　　語言風格過分苛刻 

 

　　例如一家制衣企業員工手冊的“寫在前面的話”寫道，“歡迎你加入成為我們的一員”“員工手冊就是一部法律手冊，你必須嚴格遵守手冊的每項條款，否決將會收到對應的處罰，嚴重者直接辭退”。這樣的言辭明顯地暴露了對員工的不尊重，必定招致員工的反感甚至敵對，又何談心甘情愿地遵照執行呢。

 

　　表述拖沓，不易理解 

 

　　例如一家不銹鋼網架制造企業員工手冊中這樣寫道，“上班前酗酒影響工作、工作時間酗酒、妨礙公司正常工作秩序、妨礙公司正常生產秩序、妨礙正常生活秩序及其他有礙于公司保安工作的員工，將被禁止上班”……

 

　　項目之間缺乏條理性或邏輯性 

 

　　例如一家酒店員工手冊的“行為規范”部分這樣寫道，“3.1員工必須恪盡職守，令行禁止，不謀私利，努力工作，勤奮上進，培養廉潔自律、友愛團結、互諒互助的團隊精神。3.2 員工應熱愛公司，珍惜公司的形象和榮譽，不得……3.3員工應嚴格遵守公司制定的各項規章制度，如有違反將……3.4 工作時間不準擅離崗位、串崗閑談、戲耍、做私活、辦私事、會親友、打私人電話…… 3.5 員工應該服從領導聽指揮，不得……3.6 提倡精神文明，講禮貌……3.7 員工應保持工作區域，設備、儀器和工具箱柜的整潔完好……”這幾條“行為規范”之間看不出任何的邏輯線索，而且有些條款還存在一定的重復。

 

　　因此，建議中小企業在完成“填內容”部分時，一定要從以下幾個方面對員工手冊進行語言的審核：

 

　　（1）從語言風格上，審核員工手冊是否與公司倡導的企業文化相吻合，通常來說，“寫在前面的話”的部分，應該保證語言風格的輕松并充滿感情，“公司概述”部分，應保證語言風格的激昂與客觀，對“行為規范”“特殊的職業要求”和“員工管理制度” 及附則部分，應保證語言風格的客觀、嚴謹；

 

　　（2）從用詞與表述的方式上，審核員工手冊的表述是否簡潔流暢，是否易懂易記，去掉多余的表述，避免過多的長句；

 

　　（3）從整體的邏輯性與條理性上，審核員工手冊每項內容之間的條理性，以及各項內容之間表述的邏輯性。

 

　　第四步：審合法 

 

　　在完成語言審核后，下一步的重要工作就是審核員工手冊內容的合法性。審核員工手冊的合法性通常從以下幾個方面開展：

 

　　內容上是否與國家的相關法律相沖突 

 

　　《勞動合同法》明確規定：“用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度，保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。”然而，目前我國許多中小企業往往忽視對相關法律的重視，而是強制推行公司的相關規定，這樣做會存在較大的法律風險。因此，中小企業在制定員工手冊時，必須充分考慮相關法律條款，有條件的企業最好將員工手冊交公司內部負責法務的人員或外部法律顧問審核。

 

　　相關制度的制定程序是否合法 

 

　　《勞動合同法》明確規定：“用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。”此前，我國的中小企業出臺相關制度的程序大部分都不符合相關法律的規定，因此，建議中小企業以后在制定員工手冊及相關制度時，必須按照相關程序執行，并在每個階段做好相關的文本記錄并保存，做到有據可查，避免因為程序的不合法而承擔不必要的風險。

 

[原創]編寫員工手冊并不難

     在編寫員工手冊之前一定要弄明白為何要編寫員工手冊？編寫員工手冊的目的、意義與作用是什么？不編寫是否可以？非編寫不可那就編寫。

 

員工手冊的編寫首先要在遵循國家法律法規的前提下設置內容，也就是《勞動合同法》指出的“必須依法制定”，凡員工手冊涉及的內容不應與國家法律法規沖突、抵觸；再者就是一定要與決策者(老板、股東、企業主)充分溝通，比如：員工福利、住房等各項補貼、保險、電話費報銷、差旅費、乃至工資發放時間等等較為敏感的事，必須與老總達成共識。必要的條款還要說服老板，否則無從編寫，即使寫進去也是白寫。下面就員工手冊編寫的基本內容與形式簡單介紹如下：

 

一、員工手冊的基本內容

 

1、 封面：企業徽標、名稱、文檔編號、公司全稱、發布日期、執行日期、版本（A或B）。

 

2、 目錄

 

3、 前言或總經理致辭、企業簡介、近年企業獲得榮譽、企業大事記。

 

4、 企業組織機構圖、工作流程圖。

 

5、 企業人才觀與未來發展目標（方向）

 

6、 員工的招聘、錄用、辭職、辭退程序

 

7、 員工晉升

 

8、 員工的權利和義務。

 

9、 員工儀表、儀容、行為規范。

 

10、安全管理。

 

11、員工工資、津貼、獎金標準與發放辦法。

 

12、員工福利。

 

13、企業規章制度。

 

14、購物、就醫路線圖。

 

二、員工手冊的基本形式

 

員工手冊一般都編輯印刷成精美的口袋書，便于攜帶，易于查閱，大部分制作成64k塑料套封面，燙金或燙銀凹凸標題、圖標，封面顏色以藍色或紅色為主；也有的彩印企業形象照，腹膜或上光，制作比較精致典雅。內頁根據員工手冊的內容多少確定紙張的克重。文字橫排，封面文字宜采用黑體或者隸體一號加粗，彰顯厚重正式，不宜使用琥珀、行體、草體。一級標題采用宋體加粗大三號字，二級標題采用宋體加粗四號字，三級標題采用宋體加粗小四號字，正文字體采用宋體5號字。

 

員工手冊也與書籍一樣，封面、扉頁、版權頁、目錄、內頁、封底一樣也不能少、文字圖案印刷要清晰、色彩要飽滿，不論采用膠裝或騎馬釘裝訂要整潔，更不能有缺頁、臟頁現象。

 

員工手冊除了64k的式樣，也有制作成正度32k的，還有的制作成16k，形式可以不拘一格，總之便于員工閱讀學習就是好的形式，不過切忌把員工手冊搞得另類或花哨，不要給人一種俗氣、隨便的感覺。

 

三、員工手冊定稿前的工作

 

脫稿后首先交付企業高層討論、修改補充確定之后，召集公司職工代表再次討論通過，最后將全部內容打印出來，在公司顯著位置公示7天，對員工提出異議給予解釋。

 

四、員工手冊的使用

 

1、印刷成冊分發全體員工，人手一冊，然后由企業安排專人對全員進行培訓學習，經考試全員平均達到60分以上時，可以全面實施。

 

2、對新招員工崗前要把《員工手冊》發給他（她）作為培訓的首要內容，然后通過考試，達標后方可上崗。

 

3、對辭職或辭退的員工必須及時收回《員工手冊》。

 

4、企業每年要組織人員修改一次《員工手冊》，以便與時俱進，每當國家新的法律法規出臺更要及時修改。