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避免意外情況發生的途徑不是臨渴掘井,而是防患于未然。時刻保持前瞻性,才能及時洞察出事情可能出現的情況和下一步趨勢。如果沒有未雨綢繆的遠慮,就必有突發性的近憂。這樣的理論也是同樣適用于項目管理。而這樣的意識更是一個項目領隊人必須具備的素養。所謂領隊,肩負著帶領并且幫助團隊共同完成目標的重任,就如同登山隊一樣,領隊不一定是經驗最豐富的、體格最強健的,但必須有專業的技巧和經驗,必須具備優于別人的判斷力和洞察力。
一、明確領隊人的職責
一個項目的成功,除了要有一個高執行力、高協作能力的團隊。更離不開一個優秀領隊。項目領隊人的職責任重而道遠。是整個團隊進程的規劃者和引導者。必須具備優秀且敏銳的洞察事物發展的能力,可以隨時發現出現甚至隱藏著的問題,以便為整個團隊的運作設定整體方案。領隊雖然不必親自擬訂所有的計劃,但他必須負責監督,確定所有的必要準備工作都有人執行妥當。 領隊的目標就是帶領團隊成功運作項目,而這個目標將被分解為多個里程碑,每到達一個里程碑就向頂峰邁進堅實的一步,而這需要詳盡的計劃做保證,否則就成了紙上談兵。
二、及時發現問題
在項目具體運轉過程中,領隊人也許不能在第一時間解決問題,但一定要盡快發現問題,并且將已經出現的問題告知整個團隊。借助集體智慧一起來解決這些問題。領隊有責任和義務最先發現問題和展現問題。在事情還沒開始籌劃起來的時候,就要想到籌劃中可能出現的問題;在事情開展之初,就要想到發展過程中可能發生的意外;
總之,就是要有憂患意識,在順境的時候考慮逆境出現的解決方案。但這并不代表其必須靠自己去解決問題,這需要全體人員結合工作實際情況一起制定更適合的解決方案、這里領隊很多角色跟項目經理相似,只有個體成長了團隊才可能強大才可能真正登頂。項目經理不需要是各方面的專家,但卻需要各方面的知識都略懂一二。這樣才能在出現問題的時候擁有發現的能力。
三、迅速解決問題
盡管我們為項目的順利開展做了各方面的準備和籌劃,但百密一疏,總有遺漏。那么,一旦發生一些不在我們考慮范圍的意外之時,我們應該如何應對呢?很多時候,對于突發情況,人們喜歡先找出誰是罪魁禍首,或者進行一番爭辯,看問題出現的責任到底在誰。其實這是很浪費時間,延誤解決問題時間的做法。
這個時間是及時解決問題的黃金時段,不該用來進行沒有意義的討論,而是立即尋找解決方案。需要的是迅速而有效的行動,而這種行動應該由一位經過訓練且饒富經驗的人來指揮責成。不過,領隊應該盡量謹守“不親為”原則,只負責指揮他人、保持全盤觀察和思考接下來的行動。因為,必須有一個縱觀大局的領隊時刻把握整個局勢,做出清晰明斷的決策,去做整個項目團隊成員的指引者。
未雨綢繆其實是一種很好的避免意外的方式,更是一種風險管理策略。只要有某種危機發生的概率,我們就該提前做足準備,提前列出解決和應急措施,這對整個項目的運行有著重要意義。
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