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高級(jí)秘書、助理和行政人員技能提高訓(xùn)練營(yíng)

課程編號(hào):4761   課程人氣:2009

課程價(jià)格:¥2800  課程時(shí)長(zhǎng):2天

行業(yè)類別:   專業(yè)類別:

授課講師:敦平

課程安排:

       2012.8.18 深圳



  • 課程說(shuō)明
  • 講師介紹
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【培訓(xùn)對(duì)象】
企業(yè)各級(jí)行政管理人員、各級(jí)助理和秘書、辦公室主任、前臺(tái)人員等

【培訓(xùn)收益】
→ 明確各級(jí)行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向; → 崗位認(rèn)知,職責(zé)明確; → 明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識(shí); → 學(xué)會(huì)奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)“地位; → 運(yùn)用流程化管理技能提升行政管理工作水平 ; → 有效利用時(shí)間管理的工具,提高自身工作效率; → 規(guī)范文檔管理為企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)揮重要作用; → 提升的商務(wù)公文寫作技巧,提高駕馭文字的能力; → 學(xué)習(xí)掌握會(huì)議的組織策劃和高效主持會(huì)議技巧; → 了解作為一個(gè)專業(yè)化的前臺(tái)行政人員所需具備的職業(yè)形象與商務(wù)接待的內(nèi)涵; → 掌握溝通的基本步驟,學(xué)習(xí)溝通的基本方法,了解溝通的基本原則,以其提高人際溝通技巧。 → 學(xué)習(xí)如何從優(yōu)秀到卓越的方法,成為五星級(jí)秘書/助理的的能力及方法

引 言 您是秘書、助理、行政管理者,是領(lǐng)導(dǎo)“身邊”的人,您是否對(duì)以下問(wèn)題感到困惑: 1、同樣的工作機(jī)遇,同樣的發(fā)展平臺(tái),為什么有的人能在很短的時(shí)間里平步青云,成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手,成為企業(yè)不輕易被取代的人,而有的的 人付出不少,卻不能被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可? 2、想成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手,卻不知道如何才能做得優(yōu)秀? 3、看著領(lǐng)導(dǎo)每日的繁忙,想輔助他做更多的工作,卻不知從何下手? 4、面對(duì)領(lǐng)導(dǎo),不知道自己在領(lǐng)導(dǎo)心目中的價(jià)值是多少? 5、領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作,努力去做了,但為什么結(jié)果與領(lǐng)導(dǎo)的要求差距甚遠(yuǎn),領(lǐng)導(dǎo)不滿意呢? 6、工作中總是被動(dòng),想主動(dòng)卻缺乏清晰的努力方向?對(duì)后勤工作缺乏基本的理論支持? 7、輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作,很多時(shí)候不知道如何去行使權(quán)利;碰到“難纏”的下屬,不知道如何奠定自己的“領(lǐng)導(dǎo)”地位?領(lǐng)導(dǎo)催辦的工作,對(duì)方總是 拖延,自己卻無(wú)力解決? 8、與領(lǐng)導(dǎo)工作中積累的各種社會(huì)資源,卻不知道如何去利用?如何把握和領(lǐng)導(dǎo)的距離,心中沒(méi)底? 9、對(duì)公司的“潛”規(guī)則,不知該如何應(yīng)對(duì)? 10、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的文書工作,卻不知如何把握其權(quán)重? 11、禮儀看似微不足道,如何認(rèn)知其重要性? 12、在所從事的工作中總是被動(dòng)行事,如何才能主動(dòng)掌握工作節(jié)奏? 13、想努力提升工作的效益,但卻不知從何處下手? 14、不明確自己未來(lái)職業(yè)發(fā)展方向是什么? 諸如以上的問(wèn)題,都是每個(gè)秘書/行政管理者在工作中感到困惑的,如何把握正確方向從而迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng),成為行政官者亟待解決的問(wèn)題。 ——如何全方位打造五星級(jí)秘書 / 行政助理,從優(yōu)秀到卓越,通過(guò)學(xué)習(xí)我們能找到結(jié)果。 ------------------------------------------------------------- 課 程 背 景 在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天,企業(yè)對(duì)行政管理水平要求也越來(lái)越高,同時(shí)對(duì)行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求,行政管理人員 沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)和技能的訓(xùn)練,僅憑自我認(rèn)知是無(wú)法站在全局的視野做好行政管理工作的;很多時(shí)候想為領(lǐng)導(dǎo)做得更多,卻總是被動(dòng)地顧 此失彼完成一些事務(wù)性的工作,很難“想領(lǐng)導(dǎo)所想,急領(lǐng)導(dǎo)所急”,成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的得力助手;經(jīng)常聽(tīng)到公司領(lǐng)導(dǎo)下屬抱怨行政管理工作不到 位,而從事行政管理工作的人士,整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向,卻只有苦勞沒(méi)有功勞,不知如何讓行政管理工作變得更有效率,更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價(jià)值; 想快速提升自身的行政管理能力,又苦于沒(méi)有專項(xiàng)的培訓(xùn)課程;為此,我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程,通過(guò)兩天 的集中訓(xùn)練,全方位提升行政管理工作的認(rèn)知水平,快速掌握提升行政管理工的各項(xiàng)能力的方法和技巧; ——新形勢(shì)下需要五星級(jí)的行政管理者,具備“調(diào)頻”能力,本課程將教您如何掌握“調(diào)頻”技巧,學(xué)習(xí)快速“懂”領(lǐng)導(dǎo)的方法,具備調(diào)整與領(lǐng)導(dǎo) 一個(gè)“頻道”上進(jìn)行溝通的能力,真正成為領(lǐng)導(dǎo)的得力干將。 ------------------------------------------------------------- 課 程 提 綱 一、行政人員(秘書/助理)的職業(yè)特性與素質(zhì)要求 1、準(zhǔn)確自我定位 ◇ 初級(jí):事務(wù)性文員 ◇ 中級(jí):事務(wù)性文員+協(xié)助管理 ◇ 高級(jí):獨(dú)立管理+事務(wù)處理 ——視頻:為什么不提拔我? ——現(xiàn)場(chǎng)演示:“用什么方式說(shuō)話,永遠(yuǎn)比說(shuō)什么更重要” 2、優(yōu)秀人員的勝任素質(zhì) ◇ 如何提升秘書/助理/前臺(tái)人員的素質(zhì) ◇ 優(yōu)秀與一般的差異——修煉良好心態(tài) ——案例分析:對(duì)待崗位的三種不同觀點(diǎn)的人,命運(yùn)怎么就這么不一樣呢? 第一種人認(rèn)為:初級(jí)秘書、文員不就是端茶倒水,接聽(tīng)電話,就是個(gè)“萬(wàn)金油”角色;第二種認(rèn)為吃年輕飯,混日子;第三種可是個(gè)有心人,知道腳 下的路該怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。 如何理解五星級(jí)的秘書/助理——從優(yōu)秀到卓越 ——案例:老板眼中的五星級(jí)秘書/助理 二、職業(yè)生涯規(guī)劃 1、什么是職業(yè)生涯規(guī)劃? 2、為何要進(jìn)行個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃? ◇ 分析自我,確立人生的方向 ◇ 準(zhǔn)確評(píng)價(jià)個(gè)人特點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng),在秘書/助理的職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì) ◇ 看到秘書/助理/前臺(tái)人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景,提供前進(jìn)的動(dòng)力 ——小組討論:獲得員工成長(zhǎng)與企業(yè)績(jī)效的雙贏 3、職業(yè)生涯規(guī)劃的簡(jiǎn)單步驟 ◇ 掌握SWOT分析工具進(jìn)行自我分析 ◇ 運(yùn)用“5W提問(wèn)”法進(jìn)行自我分析 → What I am? 我是什么樣的人? →What I want? 我想要什么? →What I can do? 我能做什么? →What fit I most? 什么是最適合我? →What I can choose?我能夠選擇什么? ——走進(jìn)實(shí)戰(zhàn): “我的命運(yùn)我把握,我的前途我做主。” 運(yùn)用SWOT分析工具認(rèn)識(shí)自我 你知道您是幾號(hào)性格的人嗎?你不能在困惑了,結(jié)束一直“茫、盲、忙”的狀態(tài) ——建議尋找通過(guò)20%的努力就能到達(dá)80%的效果的領(lǐng)域發(fā)展 ——視頻:同樣的事情為什么我就做不好? 三、秘書/助理職場(chǎng)禮儀規(guī)范 1、塑造良好的個(gè)人職場(chǎng)形象 ◇ 著裝的TOP原則 ◇ “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū) ◇ 恰當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言 讓自己成為一個(gè)有素養(yǎng)的人 ——案例:為什么不錄用我,我錯(cuò)在哪呢? 2、基本職場(chǎng)禮儀 ◇ 辦公室禮儀 ◇ 待禮儀——形體儀態(tài)的訓(xùn)練 ※ 站姿—體態(tài)美的起點(diǎn) ※ 坐姿—高雅儀態(tài)的展示 ※ 走姿—動(dòng)態(tài)美的展示 ※ 表情—內(nèi)心世界的窗口:目光、笑容 ◇ 接待禮儀 ◇ 電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧 ——現(xiàn)場(chǎng)演示:如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信 四、辦公場(chǎng)所5S管理 ◇ 5S的概念 ◇ 推行5S的重要性 ◇ 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作 ◇ 長(zhǎng)期有效地推動(dòng)5S工作的注意事項(xiàng)和操作方法 ——現(xiàn)場(chǎng)模擬:算一算人生有多少年在工作?良好的環(huán)境對(duì)我們有多重要,教會(huì)你5分鐘快速掌握5S技巧 職業(yè)形象塑造,不是您個(gè)人的事,常聽(tīng)到這樣的話,看到您就看到了您領(lǐng)導(dǎo)的品味。責(zé)任重大 從改變自己開始吧! ——案例:為什么有需求,見(jiàn)了我后需求就沒(méi)有了 第二部分 工作技能篇 一、時(shí)間管理及工作統(tǒng)籌技巧 ◇ 時(shí)間管理的誤區(qū) ◇ 時(shí)間管理的原則 √目標(biāo)管理與80/20法則 √緩急輕重的優(yōu)先管理 √個(gè)人時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間計(jì)劃與安排 ◇ 時(shí)間管理小竅門 ◇ 辦公室接待與電話處理 ◇ 上級(jí)的時(shí)間管理與安排 ◇ 自我情緒控制與壓力管理 ◇ 上司出差日程管理與工作計(jì)劃 案例:如何管理上司的時(shí)間——幫領(lǐng)導(dǎo)做計(jì)劃的技巧 ——小組討論:“你一天的工作是怎么安排的?” 如何管理你好你的時(shí)間,讓自己活出精彩? 案例:從種樹任務(wù)分析您解決問(wèn)題的思路 ——做正確的事,不僅是把事做對(duì) 大家認(rèn)為是否能在3年時(shí)間內(nèi),獲得15年的工作經(jīng)驗(yàn)?其實(shí)是可能的,老師親身經(jīng)歷和大家分享時(shí)間管理的秘訣 二、會(huì)務(wù)組織與管理 ◇ 成功組織會(huì)議的技巧 ◇ 組織階段的工作: ——會(huì)前準(zhǔn)備 ——會(huì)中協(xié)助 ——會(huì)后整理 ◇ 會(huì)議座次安排的學(xué)問(wèn) ——練習(xí):小組討論:如何協(xié)助召開公司例會(huì) ——案例:如何應(yīng)對(duì)會(huì)議中的“漏洞”? 現(xiàn)場(chǎng)模擬:會(huì)議記錄及紀(jì)要訓(xùn)練 三、信息、文檔管理與運(yùn)用 1、信息收集 ◇ 信息工作的六個(gè)基本要求和三個(gè)訣竅 ◇ 收集信息工作的三個(gè)訣竅 ◇ 信息的查實(shí)及傳遞 ◇ 信息的儲(chǔ)存與保密 2、文檔管理 ◇ 文檔分類及儲(chǔ)存的工作規(guī)范 ◇ 文檔查閱及分裝的工作規(guī)范 ◇ 文檔銷毀及保密的工作規(guī)范 ——案例:李秘書的返工引起的深思 四、行政公文寫作技巧與處理實(shí)務(wù) 1、行政公文寫作的基本要求 2、行政公文的格式 3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例 ◇ 通用公文: → 報(bào)告 → 請(qǐng)示 → 批復(fù) → 函 → 決定 → 公告 → 通告 ◇ 事務(wù)公文: → 工作計(jì)劃 → 工作 → 會(huì)議紀(jì)要 ◇ 禮儀文書: → 請(qǐng)柬 → 介紹信 → 推薦信 ——案例分享:請(qǐng)示/報(bào)告混為一體 撰寫初稿練習(xí):通知/報(bào)告/總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫 現(xiàn)場(chǎng)研討:領(lǐng)導(dǎo)公文文種混淆(關(guān)于……請(qǐng)示報(bào)告),您是知道領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)了,您如何提出來(lái)? 第三部分 統(tǒng)籌管理篇 一、秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧 ——游戲?qū)耄和ㄟ^(guò)“無(wú)聲語(yǔ)言”游戲深刻體會(huì)溝通的涵義,并導(dǎo)出溝通的意義所在。 1、成功溝通的秘訣 ◇ 學(xué)會(huì)聆聽(tīng):不輕易打斷對(duì)方的話 ◇ 怎樣反問(wèn):了解對(duì)方的需求 ◇ 如何肯定:肯定對(duì)方——微笑、點(diǎn)頭、是是是 ◇ 表明立場(chǎng):拒絕的藝術(shù) ◇ 提出解決方案:提出2-3個(gè)解決方案 ——案例:如果是你該怎么說(shuō)? 為想當(dāng)然認(rèn)為他的想法就是我的想法所付出的代價(jià) 2、有效溝通過(guò)程及環(huán)節(jié) ◇ 信息發(fā)送、接收、反饋 ◇ 有效發(fā)送的技巧 ——現(xiàn)場(chǎng)演示:溝而不通的后果給我們帶來(lái)的啟事 3、認(rèn)識(shí)你的溝通對(duì)象 ◇ 與上級(jí)溝通的原則 ◇ 與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧 ◇ 跨部門的溝通技巧 ◇ 與客戶溝通 ——游戲:究竟是誰(shuí)的錯(cuò)? 研討九型人格學(xué)問(wèn)——教您認(rèn)識(shí)自己和他人的工具 ——只有“懂領(lǐng)導(dǎo)”才能幫領(lǐng)導(dǎo) 二、行政管理人員辦公室事務(wù)管理 ◇ 后勤管理(前臺(tái)、車輛、食堂、清潔) ◇ 辦公室設(shè)備管理(電話、傳真、復(fù)印機(jī)、電腦) ◇ 員工安全和保密工作 ◇ 公共關(guān)系管理 全景案例:某公司年度大型慶典活動(dòng)策劃始末 ——案例:如何應(yīng)對(duì)車輛管理的“漏洞”? 三、事物性項(xiàng)目性工作的組織管理 ◇ 事務(wù)工作有哪些 ◇ 學(xué)會(huì)列事務(wù)清單 ◇ 用項(xiàng)目計(jì)劃管理工作 ——沙盤演練:如何設(shè)計(jì)大型接待計(jì)劃并實(shí)施 五、課程分享:我學(xué)到了什么?

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