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高級秘書、助理和行政人員技能提高訓練營

課程編號：4762   課程人氣：2189

課程價格：￥2800  課程時長：2天

行業類別：   專業類別：

授課講師：敦平

課程安排：

       2012.9.1 上海



  • 課程說明
  • 講師介紹
  • 選擇同類課
【培訓對象】
企業各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任、前臺人員等

【培訓收益】
→ 明確各級行政管理人員的職業發展方向； → 崗位認知，職責明確； → 明確行政管理工作必須掌握的各種專業知識； → 學會奠定非領導的“領導“地位； → 運用流程化管理技能提升行政管理工作水平 ； → 有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率； → 規范文檔管理為企業運營發揮重要作用； → 提升的商務公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力； → 學習掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧； → 了解作為一個專業化的前臺行政人員所需具備的職業形象與商務接待的內涵； → 掌握溝通的基本步驟，學習溝通的基本方法，了解溝通的基本原則，以其提高人際溝通技巧。 → 學習如何從優秀到卓越的方法，成為五星級秘書/助理的的能力及方法

 

引 言 您是秘書、助理、行政管理者，是領導“身邊”的人，您是否對以下問題感到困惑： 1、同樣的工作機遇，同樣的發展平臺，為什么有的人能在很短的時間里平步青云，成為領導的得力助手，成為企業不輕易被取代的人，而有的的 人付出不少，卻不能被領導認可？ 2、想成為領導的得力助手，卻不知道如何才能做得優秀？ 3、看著領導每日的繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知從何下手？ 4、面對領導，不知道自己在領導心目中的價值是多少？ 5、領導交辦的工作，努力去做了，但為什么結果與領導的要求差距甚遠，領導不滿意呢？ 6、工作中總是被動，想主動卻缺乏清晰的努力方向？對后勤工作缺乏基本的理論支持？ 7、輔助領導的工作，很多時候不知道如何去行使權利；碰到“難纏”的下屬，不知道如何奠定自己的“領導”地位？領導催辦的工作，對方總是 拖延，自己卻無力解決？ 8、與領導工作中積累的各種社會資源，卻不知道如何去利用？如何把握和領導的距離，心中沒底？ 9、對公司的“潛”規則，不知該如何應對？ 10、對領導交辦的文書工作，卻不知如何把握其權重？ 11、禮儀看似微不足道，如何認知其重要性？ 12、在所從事的工作中總是被動行事，如何才能主動掌握工作節奏？ 13、想努力提升工作的效益，但卻不知從何處下手？ 14、不明確自己未來職業發展方向是什么？ 諸如以上的問題，都是每個秘書/行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業素養，成為行政官者亟待解決的問題。 ——如何全方位打造五星級秘書 / 行政助理，從優秀到卓越，通過學習我們能找到結果。 ------------------------------------------------------------- 課 程 背 景 在現代企業面臨的競爭日益激烈的今天，企業對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業素質也提出更高的要求，行政管理人員 沒有受過系統的專業知識和技能的訓練，僅憑自我認知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的；很多時候想為領導做得更多，卻總是被動地顧 此失彼完成一些事務性的工作，很難“想領導所想，急領導所急”，成為領導不可或缺的得力助手；經常聽到公司領導下屬抱怨行政管理工作不到 位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現自己的職業價值； 想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天 的集中訓練，全方位提升行政管理工作的認知水平，快速掌握提升行政管理工的各項能力的方法和技巧； ——新形勢下需要五星級的行政管理者，具備“調頻”能力，本課程將教您如何掌握“調頻”技巧，學習快速“懂”領導的方法，具備調整與領導 一個“頻道”上進行溝通的能力，真正成為領導的得力干將。 ------------------------------------------------------------- 課 程 提 綱 一、行政人員（秘書/助理）的職業特性與素質要求 1、準確自我定位 ◇ 初級：事務性文員 ◇ 中級：事務性文員＋協助管理 ◇ 高級：獨立管理＋事務處理 ——視頻：為什么不提拔我？ ——現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要” 2、優秀人員的勝任素質 ◇ 如何提升秘書/助理/前臺人員的素質 ◇ 優秀與一般的差異——修煉良好心態 ——案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？ 第一種人認為：初級秘書、文員不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色； 第二種認為吃年輕飯，混日子； 第三種可是個有心人，知道腳 下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。 如何理解五星級的秘書/助理——從優秀到卓越 ——案例：老板眼中的五星級秘書/助理 二、職業生涯規劃 1、什么是職業生涯規劃？ 2、為何要進行個人職業生涯規劃？ ◇ 分析自我，確立人生的方向 ◇ 準確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業競爭中發揮個人優勢 ◇ 看到秘書/助理/前臺人員職業發展規劃的前景，提供前進的動力 ——小組討論：獲得員工成長與企業績效的雙贏 3、職業生涯規劃的簡單步驟 ◇ 掌握SWOT分析工具進行自我分析 ◇ 運用“5W提問”法進行自我分析 → What I am? 我是什么樣的人？ →What I want? 我想要什么？ →What I can do? 我能做什么？ →What fit I most? 什么是最適合我？ →What I can choose？我能夠選擇什么？ ——走進實戰： “我的命運我把握，我的前途我做主。” 運用SWOT分析工具認識自我 你知道您是幾號性格的人嗎？你不能在困惑了，結束一直“茫、盲、忙”的狀態 ——建議尋找通過20%的努力就能到達80%的效果的領域發展 ——視頻：同樣的事情為什么我就做不好？ 三、秘書/助理職場禮儀規范 1、塑造良好的個人職場形象 ◇ 著裝的TOP原則 ◇ “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區 ◇ 恰當的肢體語言 讓自己成為一個有素養的人 ——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？ 2、基本職場禮儀 ◇ 辦公室禮儀 ◇ 待禮儀——形體儀態的訓練 ※ 站姿—體態美的起點 ※ 坐姿—高雅儀態的展示 ※ 走姿—動態美的展示 ※ 表情—內心世界的窗口：目光、笑容 ◇ 接待禮儀 ◇ 電話禮儀與應對技巧 ——現場演示：如何著裝讓我更優雅和自信 四、辦公場所5S管理 ◇ 5S的概念 ◇ 推行5S的重要性 ◇ 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作 ◇ 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法 ——現場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧 職業形象塑造，不是您個人的事，常聽到這樣的話，看到您就看到了您領導的品味。責任重大 從改變自己開始吧！ ——案例：為什么有需求，見了我后需求就沒有了 第二部分 工作技能篇 一、時間管理及工作統籌技巧 ◇ 時間管理的誤區 ◇ 時間管理的原則 √目標管理與80/20法則 √緩急輕重的優先管理 √個人時間與領導工作時間計劃與安排 ◇ 時間管理小竅門 ◇ 辦公室接待與電話處理 ◇ 上級的時間管理與安排 ◇ 自我情緒控制與壓力管理 ◇ 上司出差日程管理與工作計劃 案例：如何管理上司的時間——幫領導做計劃的技巧 ——小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？” 如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？ 案例：從種樹任務分析您解決問題的思路 ——做正確的事，不僅是把事做對 大家認為是否能在3年時間內，獲得15年的工作經驗？其實是可能的，老師親身經歷和大家分享時間管理的秘訣 二、會務組織與管理 ◇ 成功組織會議的技巧 ◇ 組織階段的工作： ——會前準備 ——會中協助 ——會后整理 ◇ 會議座次安排的學問 ——練習：小組討論：如何協助召開公司例會 ——案例：如何應對會議中的“漏洞”？ 現場模擬：會議記錄及紀要訓練 三、信息、文檔管理與運用 1、信息收集 ◇ 信息工作的六個基本要求和三個訣竅 ◇ 收集信息工作的三個訣竅 ◇ 信息的查實及傳遞 ◇ 信息的儲存與保密 2、文檔管理 ◇ 文檔分類及儲存的工作規范 ◇ 文檔查閱及分裝的工作規范 ◇ 文檔銷毀及保密的工作規范 ——案例：李秘書的返工引起的深思 四、行政公文寫作技巧與處理實務 1、行政公文寫作的基本要求 2、行政公文的格式 3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例 ◇ 通用公文： → 報告 → 請示 → 批復 → 函 → 決定 → 公告 → 通告 ◇ 事務公文： → 工作計劃 → 工作 → 會議紀要 ◇ 禮儀文書： → 請柬 → 介紹信 → 推薦信 ——案例分享：請示/報告混為一體 撰寫初稿練習：通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫 現場研討：領導公文文種混淆（關于……請示報告），您是知道領導錯了，您如何提出來？ 第三部分 統籌管理篇 一、秘書/助理人際溝通與工作協調技巧 ——游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。 1、成功溝通的秘訣 ◇ 學會聆聽：不輕易打斷對方的話 ◇ 怎樣反問：了解對方的需求 ◇ 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是 ◇ 表明立場：拒絕的藝術 ◇ 提出解決方案：提出2-3個解決方案 ——案例：如果是你該怎么說？ 為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價 2、有效溝通過程及環節 ◇ 信息發送、接收、反饋 ◇ 有效發送的技巧 ——現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事 3、認識你的溝通對象 ◇ 與上級溝通的原則 ◇ 與各種性格的領導打交道技巧 ◇ 跨部門的溝通技巧 ◇ 與客戶溝通 ——游戲：究竟是誰的錯？ 研討九型人格學問——教您認識自己和他人的工具 ——只有“懂領導”才能幫領導 二、行政管理人員辦公室事務管理 ◇ 后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔） ◇ 辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦） ◇ 員工安全和保密工作 ◇ 公共關系管理 全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末 ——案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？ 三、事物性項目性工作的組織管理 ◇ 事務工作有哪些 ◇ 學會列事務清單 ◇ 用項目計劃管理工作 ——沙盤演練：如何設計大型接待計劃并實施 五、課程分享：我學到了什么？

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