員工手冊制定及修改重點建議

我們認為，員工手冊不僅僅是規范員工行為的規章制度，而且對規范公司管理有良好的指導作用，即員工手冊中規范員工行為與引導管理人員的行為并重。即《員工手冊》可以引導人事專員在日常人事管理中如何取證，如何保存證據、如何具體操作等問題，因此，大多數問題人事專員都可以完全按照《員工手冊》的程序來處理員工問題。
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一、 員工入職前風險規避制度/ 　　
" Y+ Z7 Q/ J8 r" v3 U& c. J, \% `: ~7 Q　　員工入職前，主要風險在于員工的身份真偽、學歷真偽、身體健康情況、有無與原單位解除勞動關系、是否存在競業限制義務、是否存在保密義務等各種情況。$ b* \; B6 C6 ]9 R  a1 p( R/ y
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條款設定：
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4 W( |( W0 v/ G, s　　應聘人員申請入職，必須填寫入職申請表，提供合法的入職證件，包括但不限于身份證明、學歷證明、資格證明、離職證明、健康證明等，應聘人員應保證或承諾其填寫的個人情況及提供資料的真實性、其受聘于公司不違反任何法定或約定的義務，如有違反上述保證或承諾，視同應聘人員對公司采取欺詐手段，公司將有權依據《勞動合同法》的規定予以處分或解雇，不作任何補償，給公司造成損失的，公司有權向其追償。
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, X4 r) i; G1 D! H4 C6 P7 T　　應聘人員須授權公司查詢其個人資料及相關證件，并承諾不因公司以此方式獲取應聘人員個人信息資料而起訴，公司人力資源部將視情況需要核實應聘人員的個人資料。
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二、 員工入職時勞動合同簽訂制度

  {1 `$ r# z- D' o4 c　《勞動合同法》雖然規定員工入職后一個月內簽訂勞動合同，但對于用人單位而言，最妥善的方式是在入職前就簽訂合同，這樣可以避免員工入職后故意拖延或對勞動合同條款有異議，導致一個月內無法簽訂勞動合同，人事管理困擾或支付雙倍工資的風險。
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參考規定：2 z% S9 I2 _+ p
　　
( h( d$ z3 z: _$ `: b0 c　　公司實行勞動合同管理制度，員工入職前必須與公司簽訂勞動合同。未能在入職前簽訂勞動合同的員工，必須在入職后一個月內簽訂，員工拒絕簽訂的，公司可提前三日通知員工終止勞動關系，發放應得工資，不作其他任何補償。
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/ d% |* c* }: |8 |三、 試用期制度: n, S1 Y3 Y/ J  r9 f
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　　《勞動合同法》實施之前，在試用期，很多企業與員工簽訂試用期勞動合同或不簽訂勞動合同，且試用期一律為三個月，等試用期滿再簽訂正式的勞動合同。這一做法現在已經面臨很大風險，應予糾正，同時，企業錄用員工時，應向其書面發出錄用通知書，并在錄用通知書上載明錄用條件及不符合錄用條件的后果。
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參考規定：: F' h/ ]) O# g* t! n3 c' X! K
　　公司決定聘用應聘人員時，將向員工發出書面錄用通知書。　　
' [2 [- k7 R: r' n　　新入職員工實行試用期制度，根據勞動合同期限的長短，試用期為一至六個月。　　
# J( |* I3 ^; u6 j8 o8 R- b# Q　　試用期內，公司根據員工表現，根據《錄用通知書》及《公司績效考核辦法》考核是否符合錄用條件，經考核符合錄用條件的，轉為正式員工，如員工被證明不符合錄用條件，公司將即時解除勞動合同，不作任何補償；試用期內，員工離職需提前三日書面通知公司。3 q7 H0 ?- `7 C: p
　　
7 t! z7 T. ]" q9 A# }; ?9 w, [1 O四、 調整工作崗位制度* G) e" L( a. f: Z" |" l+ A5 ^+ z' c
　　
+ w5 y  i3 {4 z參考規定：　　
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' A, m; _. }( i) ?' \4 P* k2 C　　試用期滿合同未到期員工，公司需調整員工工作崗位的，原則上需與員工協商一致，但公司臨時調整員工工作崗位（不超過三個月）、公司組織架構調整、產業、產品結構調整及工藝規程、組織機構設置等情況發生變化以及員工不勝任工作崗位的情形除外。　　
) @- a+ j# o, H* I/ a　　公司將根據以下原則之一確定員工是否勝任本崗位工作：（需根據公司實際需要確定）: i" Q& ~, {2 c
　　1.績效考核不合格；
% a. q5 Z8 [  Q" p) T　　2.身體、知識、技術、職業資格及管理水平等無法達到崗位要求；
0 X/ Q' R1 |2 m+ b" q　　3.三個月內出現本崗位常規情況下不應出現之情形達三次或以上。- E7 w( @9 J( m0 e; N2 y
　　4.其他不符合崗位要求的情形。　　
' m% ]+ F& |, Y8 O4 v9 z　　員工經證實不勝任原工作崗位的，公司將根據公平、合理原則及員工實際，對員工進行培訓或調整員工工作崗位（包括降職、換崗等），員工調整工作崗位后，根據以崗定薪的原則確定其薪資水平（包括提升或降低）。員工應按公司規定接受培訓或到新崗位報到上班，不同意接受培訓或調整工作崗位的，公司將根據《勞動合同法》及公司規章制度進行處分直至解除勞動合同。: @1 _0 @2 o9 H( @' x
　　
" p' b6 N6 f$ w8 x) ]五、 工資結構調整制度
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　　很多企業在工資支付制度上存在不合理性，有些是給員工一個固定的工資，而并未有具體的項目，有些雖然分解成幾個項目，但這些項目都是固定的，無法變動，這樣就使工資支付僵化，無法靈活調整員工工資，導致只能調高而不能降低員工工資。我們認為應對工資結構進行調整，引入績效獎金一欄，對其工資根據員工績效進行浮動，以貫徹多勞多得的原則，提高員工的積極性，并將降低員工工資的主動權掌握在用人單位手中，同時，企業可以根據自身實際，制定合法合理的并具操作性的績效考核辦法，定期對員工的工作績效進行考核，并據此調整員工工資、崗位，《績效考核辦法》可作為《員工手冊》的附件發給員工。
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; |1 f* V: Q- A. W9 ?參考規定：
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　　員工的工資結構由正常工作時間工資、加班工資、崗位工資（津貼）、（技術津貼）、績效獎金等構成，崗位工資根據工種及職級確定，績效獎金將根據員工本人績效、本部門效益等予以浮動。/ i) ?0 g" u* F5 f! T( p6 ?
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　　公司所稱的正常工作時間工資，是為員工每月周一至周五每天八小時出勤的工資，該工資不低于深圳市最低工資標準，計算加班工資以其為基數。% |% X: @" q1 [" X  A& ]
　　
) R. m- F& @' q# y8 q+ d* G. t, F　　月薪制工資人員，其工資實行包干制，即加班工資實行預付制，月薪工資中津貼一項包含約定的平時及雙休例行加班時間的加班工資，超出約定的加班時間或者預付之加班工資不足以及法定節假日加班的，另行以正常工作時間工資按《勞動法》規定計算加班工資，具體見員工工資目錄。
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　　以上內容是我們從員工手冊關于入職前風險規避制度、勞動合同簽訂制度、試用期制度、調整工作崗位制度等六點提出了制定及修改的建議，下面接下來繼續給大家提出關于離職的有關規定等六個問題進行詳細的分析并提出建議，以供大家參考：
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一、加班、考勤記錄及工資支付數額異議制度5 m7 j; u! H) H& w7 [
　　
( c# P# t$ C# s% G　　根據廣東省高院及省仲裁委發布的指導意見，電子考勤記錄須員工本人簽名才能作為計算加班工資的依據。因此，員工手冊可以在這方面予以規定。如果是紙質考勤卡，則每月結束后應由員工在紙質卡上簽名確認，如電子考勤，有條件的企業可以每月將電子考勤記錄打印出來，由員工確認簽名，如認為這樣成本過高，應在員工手冊上作相應特殊規定，以確定電子打卡記錄的有效性。
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5 k7 }0 h* m8 [6 z  a參考規定：
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　　公司每月向員工發放工資時，將書面記錄支付員工姓名、工資數額、工作時間（含加班時數）、領取者的姓名以及簽字、支付時間以及支付項目和金額、加班工資金額、應發金額、扣除項目和金額、實發金額等事項。員工領取工資時對工資臺帳記載的工作時間、工資數額等確認無誤后簽名予以確認，如在簽名后發現有誤差，應在工資發放后七日內書面向公司人力資源部（財務部）提出，逾期則視為沒有異議，公司將不再受理。
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" O! U2 e6 v) R, w! j二、離職的有關規定
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: W2 [' X, X1 F* c參考規定：3 z' z. R" v5 ~  Z
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　　試用期員工離職，須提前三日以《辭職申請書》書面形式向人力資源部提出；試用期滿后的正式員工離職，應提前三十日以《辭職申請書》書面形式向人力資源部提出。提前通知期不足，造成公司經濟損失的，應予賠償。特殊情況下員工確需提前離職的，須人力資源部經理批準。
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6 j& Q: `* h# H. h  y1 K　　員工未按照勞動合同及公司的規定履行工作交接義務的，公司有權暫時不予支付員工經濟補償，超過三日仍拒不辦理工作交接手續或不辭而別造成公司經濟損失的，員工應當承擔賠償責任，公司有權從員工工資、經濟補償中予以扣除，工資、經濟補償尚不足以彌補損失的，員工仍需賠償損失。6 {+ d3 n" [# u: h
　　
% e% _0 h! y7 v4 L　　員工不辭而別導致公司無法為其辦理離職手續的（包括但不限于退保、出具解除勞動合同的書面證明等），由此產生的一切法律后果由員工自行承擔。" V$ d4 K* h7 y9 S/ f* t
　　
" r2 k. T% o) B三、公司書面文件送達制度4 D6 ~; ?" j+ ]3 r& [' A4 p4 Y( M
　　
& D# W$ I3 K7 W" ^5 @3 P' f& t　　公司的有關書面文件（如處分通知、解雇通知書等），在無法直接送達給員工時（如員工拒簽、下落不明），公司應采取一定的措施，并在員工手冊中予以規定。- l+ I" H+ Z4 ?8 {
　　
3 m4 Y& o$ j4 ], r2 Q; G參考規定：1 y# x5 l: K/ N/ }; b* U7 x# @  N  y* Y
　　
8 b: R1 t" P5 {6 o& [& D3 o　　公司發送給員工的書面文件（包括但不限于處分通知、解除勞動合同通知），員工應配合簽收，如書面文件無法直接送達至員工時（包括但不限于拒絕簽收、下落不明），公司可以通過以下任一方式送達：　　
! F- \% |7 d4 Y. M+ c/ l- O. i# r) D　　1.留置送達。員工拒絕承認錯誤的，由員工同事及上級主管簽名確認拒絕簽收的情形，或由工會予以確認備案，將書面文件留置于員工辦公桌或其工作位置，該書面文件同時將在公司公告欄予以公告，此方式視為送達。
: D$ }: t! \5 N  H5 e　　2.郵寄送達。將有關書面文件郵寄至員工的戶籍地址或通訊地址，該書面郵寄文件一旦發出即視為送達。/ _& P+ B3 O9 ~7 Y7 F- L
　　3.公告送達。將在公司注冊地地級市（含）以上報紙刊登書面公告或通知，刊登之日即視為送達之日。' F0 J) C5 {6 d- t4 D' Q9 O
書面文件一經送達，即發生法律效力。8 }! x' r) V+ R1 h$ A0 e
　　
/ E+ Z  `! \" K3 j四、違紀處分證據搜集制度
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  N1 |3 X# ~( o. o, P: v　　對于員工違紀處分，應根據公司實際列明相關行為，從輕微違紀到中度違紀再到嚴重違紀行為，一一列明相應的處罰措施，并制定屢次加重處罰行為或采取違紀累計記分制度。如第二次警告為記過或第二次警告為嚴重警告，一年內記大過三次的予以解雇處分等等。在對員工進行警告、記過、記大過處分時，可以同時予以罰款處分，如警告罰款20元、記過罰款50元等，如果不罰款，則可以采取扣績效獎金的方式，如規定員工有違紀行為，視為績效不良，所有處分行為作為績效考核評估的依據。人事專員在處理員工違紀問題時，注意證據的搜集工作，如員工違紀的，要其書寫書面檢討，承認錯誤，并將處分通知送達給員工簽名確認，記入人事檔案，在員工拒絕書寫檢討、或檢討不符合事實時、或拒絕簽名確認時，人事專員也可以采取邀請部門主管、組長、工會人員與員工談話，并書面記錄的方式進行證據固定工作（即通稱的談話筆錄），最后由全體參加此次會談的人員簽名確認談話內容，或者采用錄音方式等。1 `; q' |0 `$ D9 C
　　
! T8 M4 \$ K+ i. _五、民主程序問題
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7 T+ f% i) g8 S) u" [　　《勞動合同法》第四條規定，涉及員工切身利益的企業規章制度，需全體員工或職工代表大會通過，才能有效作為企業管理行為的依據。對此，在《員工手冊》的制定或修改過程中，有條件的企業，可以采取由工會主持，每個部門選派一定代表，采取座談方式，由專門人員記錄座談代表對《員工手冊》相應條款發表的意見或建議，然后由所有與會人員簽名。
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( z/ l& v# B# K4 i六、公示問題
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　　《員工手冊》作為企業管理的依據，必須符合三個條件，民主性、公示性、合法性。合法性由律師審核，但民主性和公示性需要企業自行操作，律師僅提供具體操作建議。公示性，即企業規章制度必須向員工公示，以讓員工知曉其內容。很多企業采取在公告欄公告的方式，單純的此種方式不甚妥當，企業很難證明該規章制度是何時公示的。我們認為可以采取以下幾種方式對其進行補強證據：1 l- s% a2 t/ q4 J
　　
) O3 N  w8 N9 u7 o: h* e　　1、采取培訓的方式。對于新員工，可以采取入職培訓，受訓人員并在培訓會議上簽名，簽名簿上記載培訓內容（如《員工手冊》），這樣就達到了公示效果；對于老員工，很多企業擔心新制定的規章制度不方便向老員工公示，我們認為，老員工亦可以采取培訓的方式，如在不加班的時候或生產比較閑的時候，要求員工培訓，程序如前所述。
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6 M3 H; s6 h: j, [- H% h2 @! [　　2、公告拍照。在張貼公告的當天，用數碼相機將公告內容拍下，照片上記載拍照時間。
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　　3、勞動局備案的方式。合法合理的規章制度，可以在勞動局備案，以證明規章制度的民主性、合法性及公示性，勞動局會出具證明以證實公示的時間。) r: `: q) }+ @
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　　4、將印刷成冊的《員工手冊》發給每一位員工，并讓員工簽收，此種方式對于老員工可能存在一定的操作障礙，如果有障礙可以對新員工采取此種方式。